Veelgestelde vragen ‘Wijzigingen en (tussentijds) verantwoorden’




Wat staat er in de beschikking (besluit) van de subsidieverlening?

De beschikking bevat onder andere het volgende:

  • Wanneer de aanvraag is ingediend;
  • Aan welke wet/regelgeving de aanvraag is getoetst;
  • Welk subsidiebedrag is verleend;
  • Welke prestaties zijn afgesproken en de voorschriften die daaraan gekoppeld zijn;
  • Of er een voortgangsrapportage moet worden ingediend;
  • Wanneer de aanvraag tot vaststelling moet worden ingediend en wat daarbij moet worden meegestuurd;
  • Op welk rekeningnummer de betaling van het voorschot plaats zal vinden.

Kan ik een voorschot krijgen en zo ja hoe?

Meestal wordt dit in de verleningsbeschikking geregeld. Als dit niet het geval is, kunt u schriftelijk een voorschotverzoek indienen of via ons e-formulier subsidiecorrespondentie. Het maximale voorschot is opgenomen in de betreffende subsidieregeling.

Waarvoor kan ik het e-formulier subsidiecorrespondentie gebruiken?

Via dit formulier kunt u digitaal correspondentie toevoegen aan uw subsidiedossier. Alleen als u uw subsidieaanvraag via het ‘e-formulier’ hebt ingediend, kunt later in het subsidieproces gebruik maken van ons e-formulier subsidiecorrespondentie voor het toevoegen van overige correspondentie, zoals aanvullende informatie, tussenrapportages, voorschotverzoeken en het verzoek tot vaststelling.

Mijn project wordt inhoudelijk gewijzigd. Wat moet ik doen?

U dient dit zo snel mogelijk te melden. Voor eventuele wijzigingen in de uitvoering van uw activiteiten dient u schriftelijk toestemming te vragen. Hierbij dient u aan te geven wat er precies verandert en wat de reden daarvoor is. Vaak zal dit ook een aanpassing in de begroting opleveren. Wij beoordelen vervolgens of de wijziging in de activiteiten effect hebben op het uiteindelijke resultaat waarvoor we subsidie hebben verstrekt. Wij laten u binnen een redelijke termijn schriftelijk weten of wij akkoord gaan met uw verzoek. Voor het melden van wijzigingen kunt u gebruik maken van het meldingsformulier. U kunt dit per post toesturen. Als u uw subsidieaanvraag heeft ingediend via ons e-formulier kunt u het verzoek tot wijziging ook indienen via het e-formulier subsidiecorrespondentie.

Wanneer moet ik zo snel mogelijk contact opnemen met de provincie?

U moet in elk geval zo snel mogelijk melding aan de provincie doen, als:

  • de activiteiten niet of niet geheel uitgevoerd kunnen worden;
  • de activiteiten vertraging oplopen;
  • u niet kunt voldoen aan de subsidieverplichtingen;
  • relevante wijzigingen in de financiële en organisatorische verhouding of
  • wijziging van de rechtspersoon, wijzigingen van de bestuurder(s) en het doel van de rechtspersoon.

Wat gebeurt er als ik niet tijdig meld?

Het vertrouwen in de aanvrager is het uitgangspunt. Dit is expliciet in de ’meldingsplicht’ van de aanvrager vastgelegd. Mocht een aanvrager het vertrouwen schenden, dan wordt hier consequent tegen opgetreden. Als de subsidieontvanger zich niet aan de verplichtingen (waaronder de meldingsplicht) houdt kan de subsidiebeschikking worden ingetrokken of gewijzigd en het voorschot (of een deel hiervan) worden teruggevorderd. Bij het lager vaststellen van een subsidie kan er ook een vaste korting worden toegepast.

Kan ik uitstel krijgen van het indienen van een voortgangsrapportage, verzoek om vaststelling e.d. en zo ja, hoe?

Mocht het onverhoopt niet lukken om een uiterste indieningdatum te halen, zoals is vastgelegd in de verleningsbeschikking, dan moet u ons binnen een redelijke termijn schriftelijk om uitstel vragen. In de brief moet de reden van het uitstel en een voorstel voor een nieuwe datum staan. U krijgt dan zo spoedig mogelijk bericht of wij toestemming geven voor uitstel.

Is er een formulier voor voortgangsrapportage, eindrapportage, eindafrekening/vaststelling?

Voortgangsrapportages en eindrapportages zijn in principe vormvrij. U dient deze per post in. Als u uw subsidieaanvraag heeft ingediend via ons e-formulier kunt u de voortgangsrapportage, eindrapportage of verzoek tot vaststelling ook indienen via het e-formulier subsidiecorrespondentie.

Wat is een aanvraag tot vaststelling van de subsidie?

Een aanvraag tot vaststelling van de subsidie is het verzoek van de subsidieontvanger om de verleende subsidie vast te stellen.

Arrangement 1

Bij subsidies tot aan een bedrag van € 25.000 hoeft u geen aanvraag tot subsidievaststelling (verantwoording) in te dienen. De provincie vertrouwt de subsidieontvanger en gaat ervan uit dat de subsidieontvanger de subsidie op een juiste wijze besteed. Als de activiteiten waarvoor de subsidie is verstrekt niet door kunnen gaan dan moet de subsidieontvanger dit binnen twee weken melden aan de provincie Zuid Holland.

De subsidieontvanger moet, als de provincie daarom vraagt, aantonen dat de activiteit is uitgevoerd en aan de verplichtingen is voldaan.

Arrangement 2

Een subsidie tussen € 25.000,- en € 125.000,- wordt eerst verleend. Vervolgens wordt deze vastgesteld nadat de activiteiten waarvoor de subsidie is verstrekt zijn uitgevoerd.

De subsidie wordt vastgesteld op het verleende bedrag als de prestaties waarvoor de subsidie is verleend zijn uitgevoerd en de subsidieontvanger heeft voldaan aan alle verplichtingen. Als een gedeelte van de activiteiten zijn uitgevoerd kan de subsidie lager vastgesteld worden.

Arrangement 3

Voor verleende subsidies van meer dan € 125.000,- geldt een verantwoording over prestaties en kosten. De subsidieontvanger moet aantonen dat de activiteiten, waarvoor de subsidie is verleend, zijn uitgevoerd. Dit gebeurt met een inhoudelijk verslag. Daarnaast worden de kosten verantwoord, de wijze waarop dit plaatsvindt wordt per regeling bepaald. De subsidie wordt dan vastgesteld op de werkelijk gemaakte kosten en overige baten. Om de werkelijk gemaakt kosten te bepalen wordt om een controleverklaring van een accountant gevraagd.

Wat moet ik meesturen met de afrekening / het verzoek om vaststelling?

Arrangement 1

Voor de subsidies tot aan een bedrag van € 25.000 is een aanvraag voor subsidievaststelling (verantwoording) niet nodig.

Arrangement 2

Voor de vaststelling van een subsidie vanaf € 25.000,- moet u een inhoudelijk verslag indienen, waaruit blijkt dat:

  • de activiteiten, waarvoor de subsidie is verleend, zijn verricht;
  • dat aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen is voldaan;

Arrangement 3

De aanvraag tot vaststelling van subsidies boven € 125.000,- bevat:

  • een inhoudelijk verslag;
  • een kostenverantwoording, aangevuld met een controleverslag conform ons controleprotocol.

Uit het inhoudelijke en financiële verslag blijkt dat:

  • de activiteiten, waarvoor de subsidie is verleend, zijn verricht, voorzien van een korte toelichting;
  • dat aan de subsidie verbonden verplichtingen is voldaan;
  • wat het totale bedrag van de gerealiseerde subsidiabele kosten en overige baten is;
  • wat, in voorkomend geval, de stand van de egalisatiereserve is;
  • wat het totale bedrag van de gerealiseerde opbrengsten, inclusief bijdragen van derden is en
  • wat het totale bedrag van de gerealiseerde eigen bijdrage is.

Wanneer wordt een subsidie lager vastgesteld?

Als de prestaties die zijn afgesproken niet (volledig) zijn behaald, kan de subsidie naar rato lager worden vastgesteld. Daarnaast kan de subsidie lager worden vastgesteld indien niet of onvoldoende aan de verplichtingen is voldaan of wanneer er sprake is van onregelmatigheden. Zie hiervoor de meldingsplicht in een afzonderlijk tabblad.

Is een controleverklaring voor de aanvraag tot vaststelling van de subsidie vereist?

Voor subsidies die meer bedragen dan €125.000 wordt om een controleverklaring gevraagd.

Waar kan ik terecht met vragen over subsidies?

De provincie Zuid Holland heeft een subsidieloket, dat bereikbaar is voor burgers, bedrijven en instellingen:

Klantcontactcentrum
Telefoon: 0704416622

Bezoekadres voor subsidieverlening: NB: bezoek op afspraak.

Provincie Zuid-Holland
T.a.v. Bureau Subsidies
Zuid-Hollandplein 1
2596 AW Den Haag

Postadres:

Provincie Zuid-Holland
T.a.v. Bureau Subsidies
Postbus 90602
2509 LP Den Haag