AI als collega: hoe UTF.ai ambtenaren helpt slimmer te werken
Stel je voor: je bent beleidsmedewerker bij de provincie Zuid-Holland. Je schrijft elke dag documenten. Memo's, adviezen, brieven. Tientallen per week. En tijdens het schrijven weet je dat al die documenten later openbaar kunnen worden gemaakt. De Wet open overheid, of kortweg Woo, verplicht dat. Maar je hebt geen tijd om bij elk woord stil te staan. Je hebt geen jurist naast je bureau zitten. En achteraf alles doorlopen en corrigeren? Dat kost veel heel veel tijd. Dit probleem kende de provincie maar al te goed, maar ze wist niet goed hoe het zelf op te lossen. Toen meldde UTF.ai zich aan bij het Startup in Residence Intergov-programma.
Slim idee uit Tilburg
UTF.ai is een jong bedrijf uit Tilburg dat AI-oplossingen bouwt voor de overheid. Hun product Schrijfkader helpt ambtenaren om beter te schrijven: duidelijker, consistenter en met de juiste toon. Als een slimme assistent in je tekstverwerker. Samen met de provincie Zuid-Holland ontwikkelde UTF.ai iets nieuws: Woo-kader. Een uitbreiding op Schrijfkader, speciaal gericht op de Wet open overheid. Het idee is simpel maar krachtig: help medewerkers al tijdens het schrijven om rekening te houden met de Woo.
Menno Mathijs Everts, Woo-jurist bij de provincie Zuid-Holland legt het probleem zo uit: "Wij zijn op zoek gegaan naar hoe we in die chaos van deze wet regie kunnen geven aan de opsteller van documenten. De meest voor de hand liggende manier is om naast ieders bureau te staan, maar de provincie heeft de capaciteit niet om bijvoorbeeld 2.400 juristen in te huren." Woo-kader is het antwoord op die vraag. Het staat figuurlijk naast het bureau van elke medewerker.
Waarom dit zo belangrijk is
De Woo stelt een wettelijke termijn van 42 dagen voor het afhandelen van een openbaarmakingsverzoek. In de praktijk loopt die termijn op tot gemiddeld 188 dagen bij ministeries en 70 dagen bij gemeenten. Openbaarmakingsprocedures kosten de overheid gezamenlijk zo'n € 180 miljoen per jaar. Van dat werk wordt 90% nog steeds handmatig gedaan. Een groot deel van die kosten en vertraging ontstaat doordat documenten worden geschreven zonder dat de schrijver de Woo in gedachten heeft. Dat is precies wat Woo-kader verandert.
Hoe werkt het?
Woo-kader werkt als een add-in in Microsoft Word. Terwijl je schrijft, geeft het 2 soorten feedback. De eerste zijn aandachtspunten. Denk aan: bevat dit document persoonlijke beleidsopvattingen die misschien niet openbaar mogen? Of staan er namen in die juridisch afgewogen moeten worden? De tool geeft geen directe instructie, maar een signaal: stop even, denk na.
De tweede zijn verbetervoorstellen. Concrete, direct bruikbare tips: schrijf die afkorting uit, markeer die concurrentiegevoelige informatie. Eén klik, en je krijgt in seconden bruikbare adviezen. Zo wordt Woo-naleving geen extra taak, maar een natuurlijk onderdeel van het schrijfproces. Open by design, in de praktijk.
Rol van Startup in Residence Intergov
Hoe kwamen de provincie Zuid-Holland en UTF.ai bij elkaar? Via het Startup in Residence Intergov-programma, kortweg SiR Intergov. SiR Intergov verbindt al sinds 2017 startups en innovatieve bedrijven met overheidsorganisaties voor de co-creatie van slimme oplossingen voor maatschappelijke uitdagingen. Zeven overheden doen mee, waaronder meerdere ministeries en de provincies Noord-Brabant, Limburg en Zuid-Holland. Tot nu toe werkten binnen het programma 170 innovatieve partijen samen met de overheid.
Het programma bood UTF.ai veel meer dan alleen een opdrachtgever. Vijf maanden lang hadden ze directe toegang tot juristen, beleidsmedewerkers en andere betrokkenen binnen de provincie. Dat gaf hen inzicht in waar het proces echt vastloopt. Daarnaast zorgde SiR Intergov voor juridische kaders, inkoopafspraken en begeleiding door experts, alles wat nodig is om van een eerste idee naar een werkend product te gaan.
En dat werkte. Na 5 maanden intensief samenwerken presenteerden UTF.ai en de provincie Zuid-Holland Woo-kader op de Demo Day van SiR Intergov. De reacties waren enthousiast, en UTF.ai won de publieksprijs.
Op weg naar meer
Die prijs was niet het eindpunt, maar het begin. Schrijfkader en Woo-kader zijn inmiddels in gebruik bij honderden ambtenaren bij overheidsorganisaties door heel Nederland: gemeenten zoals Tilburg en Montferland, omgevingsdiensten en het ministerie van Financiën. UTF.ai groeit snel en werkt hard aan het vergroten van hun bekendheid bij gemeenten door het hele land.
Wil je zelf zien wat het product doet? Op 11 juni is UTF.ai aanwezig op GovTech Day. Een goede gelegenheid om het product in actie te zien en in gesprek te gaan met het team. Voor de provincie Zuid-Holland voelt de samenwerking als bewijs dat de aanpak werkt: innovatie die aansluit bij de praktijk, gebouwd samen met de mensen die het dagelijks gebruiken. Het Woo-team is enorm enthousiast over de samenwerking, ben je benieuwd naar wat zij doen, of heb je meer vragen, dan kan je ze bereiken via [email protected].
Zelf een goed idee?
De samenwerking met UTF.ai laat zien hoe krachtig het SiR Intergov-programma kan zijn. Heb jij ook een oplossing voor een concreet probleem binnen de overheid, en zoek je een overheidspartner om mee samen te werken? Dan is dit het moment. De challenges van SiR Intergov staan nog open tot 2 juni. Kijk op de website van SiR Intergov.
Meer weten over UTF.ai en Schrijfkader? Kijk op utf.ai.
