Veelgestelde vragen ‘Subsidie aanvragen, wat moet ik weten?’




Wat is een subsidie?

Een subsidie is een aanspraak op financiële middelen, anders dan als betaling voor geleverde goederen of diensten, die door een bestuursorgaan wordt verstrekt aan burgers, bedrijven en instellingen met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager.

Hoeveel geld heeft de provincie Zuid Holland beschikbaar voor subsidies?

De beschikbare middelen zijn vastgelegd in de Programmabegroting en Productbegroting. Voor de subsidieregelingen stellen provinciale Staten jaarlijks een subsidieplafond vast.

Hoe kan ik een subsidieaanvraag indienen?

U kunt digitaal of per post een subsidieaanvraag indienen. Voor een digitale aanvraag maakt u gebruik van het e-formulier subsidieaanvraag, voor een aanvraag per post gebruikt u het ‘aanvraagformulier’. Meer informatie hierover kunt u vinden op de pagina van de subsidieregelingen www.zuid-holland.nl/subsidies op het subsidieloket. Let op: u kunt niet via email een subsidieaanvraag indienen.

Welke informatie moet ik aanleveren bij een subsidieaanvraag?

Bij een subsidieaanvraag moeten in ieder geval de volgende gegevens worden aangeleverd:

  • een beschrijving van de activiteiten waarvoor subsidie wordt aangevraagd;
  • de doelstellingen en resultaten die daarmee worden nagestreefd;
  • een begroting en financieringsplan van de kosten van de activiteiten waar de subsidie voor wordt aangevraagd. Het financieringsplan bevat een opgave van bij andere bestuursorganen (of private organisaties of personen) aangevraagde subsidies of vergoedingen ten behoeve van dezelfde activiteiten, onder vermelding van de stand van zaken daarvan.

Het kan echter ook voorkomen dat voor bepaalde subsidies ten behoeve van de beoordeling van een aanvraag aanvullende gegevens worden gevraagd. Als u andere vormen van steun ontvangt of andere aanvragen in behandeling zijn, dan dient u deze ook te vermelden.

Wanneer kan een subsidie worden aangevraagd?

In principe kunnen aanvragen voor projectsubsidies het gehele jaar worden ingediend (maar wel voordat de activiteiten zijn begonnen), tenzij er in de subsidieregeling staat dat een aanvraag vóór een bepaalde datum ontvangen moet zijn. Aanvragen voor boekjaarsubsidies moeten zijn ingediend vóór 1 oktober voorafgaand aan het boekjaar.

Welke criteria zijn bepalend bij de verlening of weigering in de subsidieverlening?

De criteria zijn genoemd in de Algemene Subsidieverordening Zuid Holland 2013 en in de subsidieregelingen, te vinden op www.zuid-holland.nl/subsidies.

  1. Er moet inhoud zijn. Hiermee wordt bedoeld dat Provinciale Staten hebben bepaald dat iets tot de provinciale beleidsdoelen behoort. Dit is veelal vastgelegd in een beleidsdocument.
  2. Er moeten middelen beschikbaar zijn. Provinciale Staten hebben in de programmabegroting middelen beschikbaar gesteld voor de realisatie van deze beleidsdoelen. Voor de subsidieverlening is een subsidieplafond vastgesteld door Provinciale Staten voor de onderscheiden doelen. Gedeputeerde Staten hebben ten behoeve van de uitvoering deze beleidsdoelen nader uitgewerkt in de productenraming.
  3. Er moet een juridisch kader zijn waaraan de provincie zich moet houden. Soms is dat vastgelegd in hogere wetgeving. Voor autonoom provinciaal beleid ligt de juridische grondslag in de Algemene Subsidieverordening Zuid Holland 2013 en in de subsidieregelingen. Hierin staan voorwaarden opgenomen over onder andere de termijnen, over de inhoudelijke criteria waaraan een aanvraag wordt getoetst en de verdelingscriteria.

Hoe werkt een ‘tenderregeling' bij subsidieaanvragen?

In het geval van een tenderregeling moet de provincie Zuid Holland de subsidieaanvragen hebben ontvangen vóór een bepaalde datum of in een bepaald tijdvak (na een bepaalde datum en vóór een bepaalde datum). Informatie hierover staat in de desbetreffende subsidieregeling. Alle aanvragen die tijdig zijn ontvangen en voldoen aan de criteria van de Algemene subsidieverordening Zuid Holland 2013 en de subsidieregeling, worden in principe in behandeling genomen. De subsidieaanvragen worden met elkaar vergeleken en zo nodig (als het subsidieplafond is bereikt) gerangschikt. De criteria voor deze rangschikking verschillen per subsidieregeling. Op basis van de rangschikking wordt het beschikbare subsidiebedrag verdeeld over de hoogst scorende aanvragen.

Hoe werkt ‘volgorde van binnenkomst' bij subsidieaanvragen?

De subsidieaanvragen worden behandeld op volgorde van ontvangst, tenzij dit anders is geregeld in de subsidieregeling. Zodra een subsidieaanvraag is ontvangen, volledig is en aan alle criteria van de subsidieregeling voldoet, wordt er subsidie verleend zolang er budget beschikbaar is. Is een aanvraag onvolledig, dan geldt de datum van de ontvangen aanvulling als officiële datum van ontvangst van de aanvraag. De behandeltermijn is daardoor langer.

Is er een formulier voor het indienen van een subsidieaanvraag?

Elke subsidieregeling heeft een eigen aanvraagformulier. Kijk op de pagina van de betreffende regeling om het juiste aanvraagformulier te vinden.

U kunt digitaal of per post een subsidieaanvraag indienen. Voor een digitale aanvraag maakt u gebruik van het e-formulier subsidieaanvraag voor een aanvraag per post gebruikt u het ‘aanvraagformulier’. Alleen als u uw aanvraag via het e-formulier subsidieaanvraag hebt ingediend, kunt u later in het subsidieproces gebruik maken van ons e-formulier subsidiecorrespondentie voor het toevoegen van overige correspondentie, zoals aanvullende informatie, tussenrapportages, voorschotverzoeken en het verzoek tot vaststelling. Let op: u kunt niet via email een subsidieaanvraag indienen.

Welke kosten zijn subsidiabel?

Subsidiabele kosten zijn de voor de activiteiten noodzakelijke kosten, die aantoonbaar rechtstreeks zijn toe te rekenen aan de door de aanvrager te leveren prestatie.

BTW is subsidiabel als door de subsidieaanvrager kan worden aangetoond dat de BTW over de subsidiabele activiteiten niet met de fiscus of via het BTW compensatiefonds kan worden verrekend. Kosten die gemaakt zijn voordat de aanvraag is ontvangen, zijn niet subsidiabel. Per subsidieregeling kunnen nog andere kosten uitgesloten zijn. Dit kunt u terugvinden bij de desbetreffende subsidieregeling.

Waar kan ik terecht met vragen over subsidies?

De provincie Zuid Holland heeft een subsidieloket, dat bereikbaar is voor burgers, bedrijven en instellingen:

Klantcontactcentrum
Telefoon: 0704416622

Bezoekadres voor subsidieverlening: NB: bezoek op afspraak.

Provincie Zuid-Holland
T.a.v. Bureau Subsidies
Zuid-Hollandplein 1
2596 AW Den Haag

Postadres:

Provincie Zuid-Holland
T.a.v. Bureau Subsidies
Postbus 90602
2509 LP Den Haag

Aan welke eisen moet een begroting en een financieringsplan voldoen?

Een begroting bestaat uit:

  • alle activiteiten die uitgevoerd gaan worden met bijbehorende verwachte kosten en eventueel met BTW-kosten
  • de inkomsten van het project (een financieringsplan).

Hieruit moet blijken waarvoor en hoeveel subsidie u aanvraagt. De begroting dient ook sluitend te zijn: inkomsten en uitgaven dienen in evenwicht te zijn.

Ik heb nog niet alle informatie binnen, kan ik toch al een aanvraag doen?

Het insturen van een onvolledige aanvraag doet u op eigen risico. Wij kunnen niet garanderen dat we uw aanvraag in behandeling nemen. Bij een onvolledige aanvraag is het van belang dat u aangeeft welke informatie nog mist en binnen welke termijn u de gegevens gaat aanvullen.

Indien u van ons de mogelijkheid krijgt om een aanvraag aan te vullen, krijgt u veelal een periode van 1 of 2 weken om de ontbrekende informatie op te sturen. Bij een volgorde van ontvangstsysteem betekent dit dat de indieningdatum verschuift naar de datum van ontvangst van de aanvulling. Dit kan betekenen dat in de tussentijd het subsidieplafond wordt bereikt door honorering van andere, volledige, aanvragen.

Ik weet de einddatum van het project nog niet, maar moet wel iets invullen: wat nu?

Als de definitieve einddatum nog niet vastligt, geeft u dan toch een zo goed mogelijke inschatting van de einddatum. Geef aan waarom deze datum nog niet vast staat en geef ook aan wat de onzekerheidsmarge is. Dit kan namelijk van belang zijn bij de beoordeling van uw aanvraag. Mocht u gedurende de behandelperiode uitsluitsel kunnen geven, geeft u dan de definitieve einddatum door aan de behandelende ambtenaar.

Ik laat de uitvoering van het project door een andere partij (niet in eigen beheer) doen, mag dat?

In de meeste gevallen is dit geen probleem. Lees wel de betreffende subsidieregeling en de verlening beschikking goed door op subsidiabele en niet-subsidiabele kosten: in sommige gevallen kan het niet in eigen beheer uitvoeren van het project een reden zijn waarom u geen subsidie ontvangt. In andere gevallen mag u juist geen eigen kosten opvoeren, maar alleen kosten aan derden.

Moet ik wel of niet rekening houden met BTW bij het indienen van mijn aanvraag?

BTW is alleen subsidiabel als u kunt aantonen dat de BTW over de subsidiabele activiteiten niet met de fiscus of via het BTW-compensatiefonds kan worden verrekend.

Kan ik een voorschot krijgen en zo ja hoe?

Over het algemeen wordt de voorschotverlening geregeld in de verleningsbeschikking. Is dat niet het geval, dan kunt u een voorschotverzoek schriftelijk indienen of, indien u ook uw subsidieaanvraag heeft ingediend met ons e-formulier, via het e-formulier subsidiecorrespondentie.

Ik heb een aanvraag ingediend: hoe lang duurt het voordat ik antwoord heb?

Binnen 14 werkdagen ontvangt u een ontvangstbevestiging.

Hoe lang duurt het voordat ik een besluit op mijn aanvraag krijg?

Op een aanvraag wordt in principe binnen 13 weken na ontvangst van de volledige aanvraag beslist. Als sprake is van een tenderregeling dan gaat de termijn van 13 weken in na sluitingsdatum van de subsidieregeling.

De beslistermijn bedraagt 22 weken als:

  1. sprake is van cofinanciering door de Raad van de Europese Unie
  2. het Europese parlement en de Raad gezamenlijk of de Commissie van de Europese Gemeenschappen over de aanvraag advies inwint, of als
  3. een nader onderzoek is ingesteld

Ik ben het niet eens met de weigering van mijn subsidieverzoek. Wat nu?

U kunt tegen de beslissing over uw subsidieaanvraag opkomen door een bezwaarschrift in te dienen bij Gedeputeerde Staten van Zuid Holland. Die bekijken de zaak opnieuw en nemen dan een besluit aan de hand van uw bezwaren. In de beslissing over uw subsidieaanvraag staat hoe u een bezwaarschrift kunt indienen. Houdt u er rekening mee dat u binnen zes weken bezwaar moet maken. De provincie Zuid Holland vindt het belangrijk dat problemen worden opgelost. Juridische procedures leiden niet altijd tot de oplossing van problemen. Daarom proberen we vaak om er samen, in onderling overleg, uit te komen. Dit is een alternatieve manier van geschillenbeslechting. Een juridische procedure is dan niet meer nodig. U bent niet verplicht om de alternatieve weg te volgen. Kiest u voor een juridische behandeling, dan bestaat de mogelijkheid om uw bezwaren mondeling toe te lichten in een hoorzitting. Meer informatie over de wijze waarop u bezwaar kunt maken.