Wat staat er in de beschikking (besluit) van de subsidieverlening?
De beschikking bevat onder andere het volgende:
- Wanneer de aanvraag is ingediend.
- Aan welke wet/regelgeving de aanvraag is getoetst.
- Welk subsidiebedrag is verleend.
- Welke prestaties zijn afgesproken en de voorschriften die daaraan gekoppeld zijn.
- Of er een voortgangsrapportage moet worden ingediend.
- Wanneer de aanvraag tot vaststelling moet worden ingediend en wat daarbij moet worden meegestuurd.
- Op welk rekeningnummer de betaling van het voorschot plaats zal vinden.
Kan ik een voorschot krijgen en zo ja hoe?
Meestal wordt dit in de verleningsbeschikking geregeld. Als dit niet het geval is, kunt u schriftelijk een voorschotverzoek indienen of via ons subsidieportaal. Het maximale voorschot is opgenomen in de betreffende subsidieregeling.
Mijn project wordt inhoudelijk gewijzigd. Wat moet ik doen?
Mijn project wordt inhoudelijk gewijzigd. Wat moet ik doen?
Je dient dit zo snel mogelijk te melden. Voor eventuele wijzigingen in de uitvoering van jouw activiteiten dien je schriftelijk toestemming te vragen, dat wil zeggen via het subsidieportaal. Hierbij dien je aan te geven wat er precies verandert en wat de reden daarvoor is. Vaak zal dit ook een aanpassing in de begroting opleveren. Wij beoordelen vervolgens of de wijziging in de activiteiten effect hebben op het uiteindelijke resultaat waarvoor we subsidie hebben verstrekt. Wij laten je binnen een redelijke termijn schriftelijk weten of wij akkoord gaan met jouw verzoek.
Gelet op artikel 2:13 juncto 2:15 van de Awb hebben wij bij besluit van 2 juli 2013, gepubliceerd in het Provinciaal Blad 158 van 7 augustus 2013, de elektronische weg opengesteld voor bestuurlijk verkeer, mits gebruik wordt gemaakt van een digitaal contactformulier of online aanvraagformulier, zoals deze worden aangeboden in het subsidieportaal. Dit betekent dat je niet per e-mail wijzigingen kunt doorgeven maar dat je hiervoor het digitale contactformulier dient te gebruiken.
Wanneer moet ik zo snel mogelijk contact opnemen met de provincie?
Je moet in elk geval zo snel mogelijk melding aan de provincie doen, als:
- De activiteiten niet of niet geheel uitgevoerd kunnen worden
- De activiteiten vertraging oplopen
- Je niet kunt voldoen aan de subsidieverplichtingen
- Relevante wijzigingen in de financiële en organisatorische verhouding of
- Wijziging van de rechtspersoon, wijzigingen van de bestuurder(s) en het doel van de rechtspersoon
Wat gebeurt er als ik niet tijdig meld?
Het vertrouwen in de aanvrager is het uitgangspunt. Dit is expliciet in de ’meldingsplicht’ van de aanvrager vastgelegd. Mocht een aanvrager het vertrouwen schenden, dan wordt hier consequent tegen opgetreden. Als de subsidieontvanger zich niet aan de verplichtingen (waaronder de meldingsplicht) houdt kan de subsidiebeschikking worden ingetrokken of gewijzigd en het voorschot (of een deel hiervan) worden teruggevorderd. Bij het lager vaststellen van een subsidie kan er ook een vaste korting worden toegepast.
Kan ik uitstel krijgen van het indienen van een voortgangsrapportage, verzoek om vaststelling e.d. en zo ja, hoe?
Mocht het onverhoopt niet lukken om een uiterste indieningdatum te halen, zoals is vastgelegd in de verleningsbeschikking, dan moet je ons binnen een redelijke termijn schriftelijk om uitstel vragen. In de brief moet de reden van het uitstel en een voorstel voor een nieuwe datum staan. Je krijgt dan zo spoedig mogelijk bericht of wij toestemming geven voor uitstel.
Is er een formulier voor voortgangsrapportage, eindrapportage, eindafrekening/vaststelling?
Voortgangsrapportages en eindrapportages zijn in principe vormvrij. Je dient deze in via het subsidieportaal.
Wat is een aanvraag tot vaststelling van de subsidie?
Een aanvraag tot vaststelling van de subsidie is het verzoek van de subsidieontvanger om de verleende subsidie vast te stellen.
Arrangement 1
Bij subsidies tot aan een bedrag van €25.000 hoef je geen aanvraag tot subsidievaststelling (verantwoording) in te dienen. De provincie vertrouwt de subsidieontvanger en gaat ervan uit dat de subsidieontvanger de subsidie op een juiste wijze besteed. Als de activiteiten waarvoor de subsidie is verstrekt niet door kunnen gaan dan moet de subsidieontvanger dit binnen 2 weken melden aan de provincie Zuid Holland.
De subsidieontvanger moet, als de provincie daarom vraagt, aantonen dat de activiteit is uitgevoerd en aan de verplichtingen is voldaan.
Arrangement 2
Een subsidie tussen €25.000 en €125.000 wordt eerst verleend. Vervolgens wordt deze vastgesteld nadat de activiteiten waarvoor de subsidie is verstrekt zijn uitgevoerd.
De subsidie wordt vastgesteld op het verleende bedrag als de prestaties waarvoor de subsidie is verleend zijn uitgevoerd en de subsidieontvanger heeft voldaan aan alle verplichtingen. Als een gedeelte van de activiteiten zijn uitgevoerd kan de subsidie lager vastgesteld worden.
Arrangement 3
Voor verleende subsidies van meer dan €125.000 geldt een verantwoording over prestaties en kosten. De subsidieontvanger moet aantonen dat de activiteiten, waarvoor de subsidie is verleend, zijn uitgevoerd. Dit gebeurt met een inhoudelijk verslag. Daarnaast worden de kosten verantwoord, de wijze waarop dit plaatsvindt wordt per regeling bepaald. De subsidie wordt dan vastgesteld op de werkelijk gemaakte kosten en overige baten. Om de werkelijk gemaakt kosten te bepalen wordt om een controleverklaring van een accountant gevraagd.
Wat moet ik meesturen met de afrekening / het verzoek om vaststelling?
Arrangement 1
Voor de subsidies tot aan een bedrag van €25.000 is een aanvraag voor subsidievaststelling (verantwoording) niet nodig.
Arrangement 2
Voor de vaststelling van een subsidie vanaf €25.000 moet u een inhoudelijk verslag indienen, waaruit blijkt dat:
- De activiteiten, waarvoor de subsidie is verleend, zijn verricht.
- Dat aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen is voldaan.
Arrangement 3
De aanvraag tot vaststelling van subsidies boven €125.000,- bevat:
- Een inhoudelijk verslag.
- Een kostenverantwoording, aangevuld met een controleverslag conform ons controleprotocol.
Uit het inhoudelijke en financiële verslag blijkt dat:
- De activiteiten, waarvoor de subsidie is verleend, zijn verricht, voorzien van een korte toelichting.
- Dat aan de subsidie verbonden verplichtingen is voldaan.
- Wat het totale bedrag van de gerealiseerde subsidiabele kosten en overige baten is.
- Wat, in voorkomend geval, de stand van de egalisatiereserve is.
- Wat het totale bedrag van de gerealiseerde opbrengsten, inclusief bijdragen van derden is en
- Wat het totale bedrag van de gerealiseerde eigen bijdrage is.
Wanneer wordt een subsidie lager vastgesteld?
Als de prestaties die zijn afgesproken niet (volledig) zijn behaald, kan de subsidie naar rato lager worden vastgesteld. Daarnaast kan de subsidie lager worden vastgesteld indien niet of onvoldoende aan de verplichtingen is voldaan of wanneer er sprake is van onregelmatigheden. Zie hiervoor de meldingsplicht in een afzonderlijk tabblad.
Is een controleverklaring voor de aanvraag tot vaststelling van de subsidie vereist?
Voor maximale subsidies van €125.000 of meer wordt om een controleverklaring gevraagd (ongeacht de werkelijke kosten).
Waar kan ik terecht met vragen over subsidies?
De provincie Zuid Holland heeft een subsidieloket, dat bereikbaar is voor burgers, bedrijven en instellingen:
Contact Centrum
0704416622
zuidholland@pzh.nl
Bezoekadres voor subsidieverlening: NB: bezoek op afspraak.
Provincie Zuid-Holland
T.a.v. Bureau Subsidies
Zuid-Hollandplein 1
2596 AW Den Haag
Postadres:
Provincie Zuid-Holland
T.a.v. Bureau Subsidies
Postbus 90602
2509 LP Den Haag