Rapportage Archiefinspectie 2018

Datum besluit: 27 november 2018



Tweejaarlijks inspecteert de provinciearchivaris de archieven van de provincie en rapporteert hierover aan het college van Gedeputeerde Staten. Het college informeert vervolgens Provinciale Staten. De archivaris heeft de diverse aspecten van het provinciale archief- en informatiebeheer onderzocht en beoordeeld of de aanbevelingen uit zijn vorige inspectierapport uit 2016 zijn uitgevoerd. De inspectie wijst uit dat de provincie sindsdien haar informatie beter op orde heeft gekregen. De papieren archieven zijn vrijwel in hun geheel bewerkt en toegankelijk geworden en de archiefruimten waarin ze berusten voldoen weer aan alle wettelijke eisen. Ook heeft de organisatie meer grip op het beheer van digitale (archief) informatie gekregen. Tegelijkertijd benoemt de archivaris verbeterpunten, waaronder de noodzaak om continue aandacht aan informatiemanagement te besteden en te zorgen voor een betere terugvindbaarheid alsook vernietiging van informatie. Het beheer van informatie in de belangrijkste softwareapplicaties moet worden doorgevoerd, het ingevoerde kwaliteitssysteem verder uitgebreid en pilots voor aansluiting op een e-depot dienen te starten.

Type besluit: GS-vergadering