Inkoop en aanbesteden
Om provinciale doelstellingen te realiseren, wordt er jaarlijks voor zo’n 350 miljoen aan werken, leveringen en diensten door de provincie Zuid-Holland ingekocht.
De provincie Zuid-Holland werkt op een duurzame manier samen met leveranciers, door vertrouwen, het vinden van de best mogelijke oplossingen en het elkaar verder helpen.
De provincie Zuid-Holland leeft de algemene beginselen voor inkoop na: transparantie, gelijke behandeling, non-discriminatie, proportionaliteit en objectiviteit.
Inkoopbeleid
De provincie hanteert een Inkoop- en Aanbestedingsbeleid. Hierin staan de uitgangspunten en beleidsmatige ambities van het inkoopproces. Het beleid beschrijft hoe de provincie duurzaam, sociaal, maatschappelijk, doelmatig en rechtmatig wil inkopen. Daarom hecht de provincie groot belang aan:
- verdere verduurzaming van inkoop (aanpak duurzaam GWW (grond-, weg- en waterbouw), green deal, circulair inkopen, biobased inkopen);
- toegang voor het MKB (midden- en kleinbedrijf) tot provinciale aanbestedingen;
- inzet van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt (SROI - social return of investment);
- benutting van innovatie uit de markt;
- toepassing van eerlijke arbeidsvoorwaarden door onze leveranciers.
De provincie Zuid-Holland bekijkt altijd welke procedure het meest passend is.
Nieuwe inkoopvoorwaarden
De provincie heeft nieuwe algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten vastgesteld: de ‘Algemene Inkoopvoorwaarden Provincies 2022 voor leveringen en diensten’ (AIV 2022). Deze voorwaarden zijn samen met de andere provincies geformuleerd.
De provincies passen de algemene inkoopvoorwaarden standaard toe bij overeenkomsten over leveringen en diensten. In deze voorwaarden zijn onder andere de verplichtingen van een opdrachtnemer opgenomen. Denk hierbij aan niet-tijdige levering of tekortkoming, aansprakelijkheid, data, digitale producten, de G-rekening, verwerking persoonsgegevens, ontbinding en facturering.
De AIV 2022 is te raadplegen op https://zoek.officielebekendmakingen.nl/prb-2022-6760.html.
Aanbestedingsplanning Werken, Leveringen en Diensten
Document
Integriteit
Als overheid handelt de provincie integer, daarom doet de provincie uitsluitend zaken met integere leveranciers en daarbij passende bedrijfsvoering. Dit houdt in dat inschrijvers zich niet schuldig hebben gemaakt aan enige vorm van economische criminaliteit. Ook discriminatie, kinderarbeid en ontoereikende arbeidsomstandigheden bij ondernemers of diens toeleveranciers wijst de provincie nadrukkelijk af. De provincie Zuid-Holland streeft ernaar om integere bedrijfsvoering zo veel mogelijk te toetsen.
Om de integriteit tijdens aanbestedingen te waarborgen zijn in de inkoopprocessen strikte functiescheidingen toegepast tussen uitvoerenden en beslissers. Ook dient de relatie tussen medewerkers en ondernemers zakelijk te zijn. Als blijkt dat een ondernemer een bekende is van de inkopende medewerker, meldt de medewerker dit bij zijn of haar leidinggevende. De medewerker kan dan voor dit specifieke geval ontheven worden van de inkooptaak.
Klachtenprocedure
Het kan voorkomen dat er tijdens een aanbestedingsprocedure ontevredenheid is over de handelswijze van de provincie. De provincie heeft hiervoor een klachtenprocedure. Hierdoor is het mogelijk de klacht laagdrempelig in te dienen en spoedig af te handelen.
De provincie adviseert vragen altijd tijdig te stellen, zodat deze via een nota van inlichtingen beantwoord kunnen worden. Als de vraag (of klacht) daarin niet afdoende wordt behandeld, dan kan er gebruik gemaakt worden van het formulier 'Regeling klachtafhandeling aanbesteden provincie Zuid-Holland'. Vragen over deze regeling kunnen gemaild worden naar: klachtenmeldpuntaanbesteden@pzh.nl.
Contact
Heb je een vraag over inkoop en aanbestedingen? Stuur dan een mail aan vakteam Inkoop, via inkoop@pzh.nl.
Europese aanbestedingen
Geplande Europese aanbestedingen zijn te vinden op TenderNed. De meeste aanbestedingen van de provincie verlopen via het inkoopplatform Mercell. Bij interesse kun je een (gratis) account aanmaken. Voor technische ondersteuning kun je contact opnemen met support-nl@mercell.com, 31(0)850014593.
Externe inhuur
Voor bepaalde specialistische kennis of vaardigheden heeft de provincie geen medewerkers in vaste dienst. Ook kan het zijn dat de provincie voor bepaalde taken tijdelijk te weinig medewerkers in vaste dienst heeft. De provincie kan er dan voor kiezen tijdelijke externe arbeidskrachten te werven.
De provincie biedt alle bedrijven en zelfstandigen de kans om voor haar aan de slag te gaan. Het inhuurproces is open en transparant voor iedereen. Zelfstandigen en bedrijven die personeel verhuren of detacheren kunnen op de volgende manieren in aanmerking komen voor een inhuurfunctie of opdracht:
- via een raamovereenkomst
- via een Dynamisch aankoopsysteem (DAS)
- losse inhuur per geval, zonder dat er een raamovereenkomst of een DAS beschikbaar is
Dynamisch aankoopsysteem (DAS)
Een Dynamisch aankoopsysteem (DAS) is een in de Aanbestedingswet beschreven elektronisch inkoopproces. Het DAS biedt tijdens de gehele looptijd de mogelijkheid voor leveranciers zich aan te melden. Alle ondernemers die voldoen aan de minimum eisen worden opgenomen in het systeem en een DAS staat gedurende de gehele looptijd open voor toetreding van nieuwe ondernemers. Iedere DAS van de provincie is Europees aanbesteed.
De provincie heeft voor verschillende vakgebieden een Dynamisch aankoopsysteem (DAS):
- Advies en uitvoerende werkzaamheden verkeersveilig gedrag
- Beheer van provinciale onroerende zaken (gronden en gebouwen)
- Economische vraagstukken
- Energietransitie
- Financial enginering
- Financieel toezicht
- Informatie en automatisering diensten
- Inkoopconsultancy
- Interim management
- Juridische inhuur
- Strategische bestuurlijke advisering
- Technisch gerelateerd personeel
De provincie controleert aanvragen altijd. Na goedkeuring wordt er een bevestiging verzonden. Zodra de provincie een externe functie publiceert, zal er automatisch een uitnodigingsmail verzonden worden om een aanbieding in te dienen.