Inkoop en aanbesteden

De provincie hanteert een Inkoop- en Aanbestedingsbeleid. Hierin staan de uitgangspunten en beleidsmatige ambities van het inkoopproces. Het beleid beschrijft hoe de provincie duurzaam, sociaal, maatschappelijk, doelmatig en rechtmatig wil inkopen. Daarom hecht de provincie groot belang aan:

• verdere verduurzaming van inkoop (aanpak duurzaam GWW (grond-, weg- en waterbouw), green deal, circulair inkopen, biobased inkopen);
• toegang voor het MKB (midden- en kleinbedrijf) tot provinciale aanbestedingen;
• inzet van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt (SROI - social return of investment);
• benutting van innovatie uit de markt;
• toepassing van eerlijke arbeidsvoorwaarden door onze leveranciers.

De provincie Zuid-Holland bekijkt altijd welke procedure het meest passend is.

Nieuwe inkoopvoorwaarden

De provincie heeft nieuwe algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten vastgesteld: de ‘Algemene Inkoopvoorwaarden Provincies 2022 voor leveringen en diensten’ (AIV 2022). Deze voorwaarden zijn samen met de andere provincies geformuleerd.

De provincies passen de algemene inkoopvoorwaarden standaard toe bij overeenkomsten over leveringen en diensten. In deze voorwaarden zijn onder andere de verplichtingen van een opdrachtnemer opgenomen. Denk hierbij aan niet-tijdige levering of tekortkoming, aansprakelijkheid, data, digitale producten, de G-rekening, verwerking persoonsgegevens, ontbinding en facturering.

De AIV 2022 is te raadplegen op https://zoek.officielebekendmakingen.nl/prb-2022-6760.html.

De provincie is er op gericht zoveel mogelijk projecten doorgang te laten vinden, juist nu. De best mogelijke oplossingen in deze bijzondere tijd vinden we alleen samen. Om de impact van de coronacrisis op de dagelijkse inkoop- en aanbestedingswerkzaamheden en de lopende opdrachten te onderzoeken, sprak de provincie afgelopen periode veel met andere publieke aanbestedende diensten, huidige en toekomstige leveranciers en brancheorganisaties.

Maatwerk

Uiteraard staat de veiligheid van eenieder altijd voorop en komt alles op dit moment neer op maatwerk. Met alle betrokkenen bekijken we wat de mogelijkheden zijn om de opdracht uit te voeren onder de huidige omstandigheden. Hierin nemen we de risico’s, planning, richtlijnen en verwachtingen van betrokkenen mee.

Dit kan bijvoorbeeld ook betekenen dat we sommige beheer en infra opdrachten eerder in de markt zetten dan gepland. Hierover zal zo tijdig mogelijk informatie beschikbaar komen. Het kan ook voorkomen dat ondanks de gezamenlijke inspanning bepaalde doelen binnen een opdracht, als gevolg van het coronavirus, niet meer haalbaar blijken. In dat geval zal de provincie zich redelijk en billijk opstellen en ook een beroep doen op de opdrachtnemer om zich redelijk en flexibel op te stellen.

Nieuwe opdrachten

Voor nieuwe opdrachten passen we de aanbestedingsprocedure waar nodig aan. De meeste aanbestedingen verlopen zoals gebruikelijk via Negometrix4. Voor bijeenkomsten en/of gesprekken bekijken we de digitale alternatieven.

In deze bijzondere tijd roepen wij leveranciers die inschrijven op om zo volledig mogelijk te zijn bij het indienen van de vragen voor de nota van inlichtingen. Zo zorgen we samen voor zoveel mogelijk duidelijkheid aan het begin van een aanbesteding, zodat de rest van het proces soepel verloopt. We kijken uit naar een goede en duurzame samenwerking.

Geplande Europese aanbestedingen zijn te vinden op TenderNed. De meeste aanbestedingen van de provincie verlopen via het inkoopplatform Negometrix4. Bij interesse is het mogelijk om een (gratis) Negometrix4 account aan te maken. Voor technische ondersteuning zijn de volgende contact mogelijkheden beschikbaar: servicedesk@negometrix.com, +31(0)852084666.

Voor bepaalde specialistische kennis of vaardigheden heeft de provincie geen medewerkers in vaste dienst. Ook kan het zijn dat de provincie voor bepaalde taken tijdelijk te weinig medewerkers in vaste dienst heeft. De provincie kan er dan voor kiezen tijdelijke externe arbeidskrachten te werven.

De provincie biedt alle bedrijven en zelfstandigen de kans om voor haar aan de slag te gaan. Het inhuurproces is open en transparant voor iedereen. Zelfstandigen en bedrijven die personeel verhuren of detacheren kunnen op de volgende manieren in aanmerking komen voor een inhuurfunctie of opdracht:

1. via een raamovereenkomst
2. via een Dynamisch Aankoop Systeem (DAS)
3. losse inhuur per geval, zonder dat er een raamovereenkomst of een DAS beschikbaar is

Een Dynamisch Aankoopsysteem (DAS) is een in de Aanbestedingswet beschreven elektronisch inkoopproces. Het DAS biedt tijdens de gehele looptijd de mogelijkheid voor leveranciers zich aan te melden. Alle ondernemers die voldoen aan de minimum eisen worden opgenomen in het systeem en een DAS staat gedurende de gehele looptijd open voor toetreding van nieuwe ondernemers. Iedere DAS van de provincie is Europees aanbesteed.

De provincie heeft voor verschillende vakgebieden een Dynamisch Aankoop Systeem:

• Economische Expertise

• Strategisch Bestuurlijk Advies

• Financieel Toezicht

• Financial Enginering

• Energietransitie

• Juridisch

• Omgevingsveiligheid

• Informatisering en automatisering

• Techniek (Infra)

• Inkoop

• Beheer van provinciale onroerende zaken (gronden en gebouwen)

Meld je gratis aan voor een bovenstaande DAS.

De provincie controleert aanvragen altijd. Na goedkeuring wordt er een bevestiging verzonden. Zodra de provincie een externe functie publiceert, zal er automatisch een uitnodigingsmail verzonden worden om een aanbieding in te dienen.