Op deze pagina lees je hoe de provincie Zuid-Holland het definitieve subsidiebedrag bepaalt (vaststelt). Dat gebeurt vaak na afloop van de activiteiten waarvoor je subsidie krijgt. We leggen uit welke stappen er zijn, welke bijlagen je moet meesturen en wat de regels zijn. Ook lees je aan welke eisen je moet voldoen nadat we het definitieve subsidiebedrag hebben vastgesteld.
Hoe we het definitieve subsidiebedrag bepalen
We bepalen het subsidiebedrag voor subsidies meestal in 2 stappen.
- Voorlopig subsidiebedrag: Je krijgt een besluit van ons, de verleningsbeschikking. Daarin staat hoeveel subsidie je kunt krijgen, hoeveel geld je als voorschot krijgt en welke verplichtingen daarbij horen. We reserveren dit geld voor jou (toezegging), maar het bedrag is nog niet definitief. Dat gebeurt in stap 2.
- Definitief subsidiebedrag: Na de datum waarop de activiteiten moeten zijn uitgevoerd, moet je meestal verantwoording afleggen. Dat betekent dat je laat zien wat je precies gedaan hebt. Je laat meestal ook zien wat het heeft gekost (uitgaven) en opgeleverd (inkomsten). Ook laat je zien of je je aan alle eisen (verplichtingen) hebt gehouden. Wij bepalen dan het definitieve subsidiebedrag. Dit besluit heet de vaststellingsbeschikking.
Op tijd om vaststelling vragen
Meestal moet je zelf vaststelling aanvragen. Je krijgt dan vaak binnen 22 weken een besluit als alle informatie compleet is. Vraag vaststelling op tijd aan. In de verleningsbeschikking staat wanneer je dat op zijn laatst moet doen. Dat hangt af van de soort subsidie. Vaak gelden deze regels:
- Boekjaarsubsidies: binnen 26 weken nadat het boekjaar klaar is. Bij subsidies voor meerdere jaren staat in de verleningsbeschikking of dit ieder jaar moet of alleen aan het eind.
- Projectsubsidies: binnen 26 weken nadat je klaar bent met de activiteiten. Dit is in ieder geval altijd voor de uiterste datum die we hebben genoemd in de verleningsbeschikking.
In subsidieregelingen kunnen andere termijnen staan voor de aanvraag tot vaststelling. Als dat zo is, zie je dit in de verleningsbeschikking.
Uitstel krijgen voor je vaststelling
Lukt het niet om op tijd om vaststelling te vragen? Vraag dan voor de inleverdatum uitstel aan via het Subsidieportaal. Dat noemen we een wijzigingsverzoek. In het verzoek zet je waarom je uitstel nodig hebt. Ook stel je een nieuwe datum voor. We laten je zo snel mogelijk weten of je later om vaststelling mag vragen.
Lukt het niet via het Subsidieportaal? Dan kun je het formulier Meldingsverzoek downloaden, invullen en per post sturen. Noem altijd het subsidiekenmerk, dat vind je in eerdere besluiten en in het Subsidieportaal.
Kleine subsidies: zelf vaststelling vragen niet altijd nodig
Bij kleine subsidies (tot € 25.000,-) krijg je vaak automatisch een vaststelling. Dat noemen we een ambtshalve vaststelling. Die ontvang je dan binnen 13 weken na de periode waarbinnen de activiteiten moeten zijn uitgevoerd.
Heel soms is het subsidiebedrag bij kleine subsidies meteen definitief. Dat noemen we een directe vaststelling. Dit kan alleen als we subsidie geven nadat de activiteiten al zijn uitgevoerd. Je ontvangt dan maar 1 besluit. We kunnen daar alleen in bepaalde situaties nog op terugkomen. Dat staat in artikel 4:49 van de Algemene wet bestuursrecht. Soms gelden voor kleine subsidies Europese regels of regels van de Rijksoverheid en moet je toch informatie opsturen. In de verleningsbeschikking staat wat voor jou geldt.
Bijlagen meesturen
Als je zelf om een vaststelling moet vragen, moet je via het Subsidieportaal informatie opsturen. In de verleningsbeschikking lees je welke bijlagen je moet opsturen. Dit hangt af van de hoogte van de subsidie en welke regels daarbij gelden. Bij subsidies tussen de € 25.000,- en € 125.000,- stuur je vaak een inhoudelijk verslag en kort (beknopt) financieel verslag mee. Bij subsidies vanaf € 125.000,- stuur je vaak een inhoudelijk verslag mee en een compleet financieel verslag met een controleverklaring van je accountant.
Goed om te weten: Bij subsidies waarbij we geen volledige inhoudelijke en financiële verantwoording vragen, kunnen we een steekproef (willekeurige controle) doen. Soms doen we meer controles. Het kan dan langer duren voordat we je subsidie kunnen vaststellen.
Bij subsidies tot € 25.000,- controleren we met steekproeven of je de activiteiten hebt uitgevoerd. Bij subsidies tussen € 25.000,- en € 125.000,- doen we steekproeven om de juistheid van het beknopt financieel verslag te controleren. Lees meer informatie in de Beleidsregel toezicht en handhaving subsidieverstrekking Zuid-Holland.
We kunnen een steeproef doen bij subsidies tot € 125.000,- om te controleren of je de activiteiten hebt uitgevoerd. Lees meer informatie in de ‘Beleidsregel ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik bij subsidieverstrekking’ en de ‘Beleidsnotitie ter voorkoming van misbruik & oneigenlijk gebruik bij subsidieverstrekking (M&O-beleid 2016)’.
We kunnen ook een controle doen, omdat we een melding of andere informatie hebben gekregen. Dat kunnen we altijd doen als dat belangrijk is voor het bepalen van de subsidie. Je bent verplicht om mee te werken aan zo’n controle. Dit betekent dat je ons toegang moet geven, de administratie moet laten zien en informatie moet geven.
Inhoudelijk verslag
In het inhoudelijk verslag beschrijf je wat je hebt gedaan, wat het resultaat is en of je je aan de eisen (verplichtingen) hebt gehouden. Je mag zelf kiezen hoe dit verslag eruitziet. Het kan handig zijn om foto’s of rapporten toe te voegen. Als je zeker wilt weten dat je alle informatie goed doorgeeft, kun je het voorbeeld van het inhoudelijk eindverslag gebruiken.
Verklaring werkelijke baten en lasten
Je moet deze verklaring soms opsturen bij (oude) subsidies van € 25.000,- tot € 125.000,- . Dit zijn subsidies die vallen onder de regels van de Algemene subsidieverordening (Asv) 2013. Bij vaststelling hoef je dan alleen die verklaring op te sturen. De inhoud moet voldoen aan artikel 24 van de Asv 2013. Gebruik het voorbeeld van de verklaring werkelijke baten en lasten als je zeker wilt weten dat je alle informatie goed doorgeeft.
Beknopt financieel verslag
Een beknopt financieel verslag is een overzicht van de uitgaven (lasten) en inkomsten (baten). Je hoeft alleen de totaalbedragen per onderdeel te noemen, zoals je dat ook bij de aanvraag hebt gedaan in de begroting. Zijn de bedragen heel anders dan je van tevoren dacht? Dan laat je dat ook zien en leg je uit waarom dat zo is. Gebruik het voorbeeld van het beknopt financieel verslag als je zeker wil weten dat je alle informatie goed doorgeeft.
Compleet financieel verslag
Een compleet financieel verslag is net als het beknopte financieel verslag een overzicht van de kosten. Alleen noem je hier meer details van de uitgaven (lasten) en de inkomsten (baten). Je vermeldt alle factuurbedragen (externe kosten) en maakt een overzicht van de gewerkte uren (interne kosten). In het overzicht van de uren vermeld je in ieder geval het aantal uren en de uurtarieven. Zijn de bedragen heel anders dan je van tevoren dacht? Dan laat je dat ook zien en leg je uit waarom dat zo is.
Verklaring van accountant
Bij subsidies vanaf € 125.000,- moet je meestal een controleverklaring van een accountant meesturen. Het gaat bij deze verplichting om de hoogte van het subsidiebedrag en niet om de hoogte van de kosten die je hebt gemaakt. Je maximale subsidiebedrag kan door een wijziging lager worden dan € 125.000,-. Als dat zo is, kun je ons vragen of je de vaststelling kunt aanvragen zonder verklaring van je accountant.
In de controleverklaring verklaart de accountant dat jouw overzicht van de kosten klopt. Hierbij zijn de uitgaven (lasten) en de inkomsten (baten) belangrijk. De accountant moet zich houden aan het accountantsprotocol. Hierin staat precies wat er in een controleverklaring moet staan. De accountant moet in de verklaring vermelden dat dit protocol is gebruikt.
Het is belangrijk dat de controleverklaring duidelijk is. Uit de verklaring moet duidelijk blijken wat de baten en lasten zijn.
- Ga op tijd in gesprek met de accountant. Bespreek vooraf al hoe je de administratie het best kunt inrichten.
- Wijs de accountant op het accountantsprotocol.
- Geeft de accountant een niet-goedkeurende verklaring (verklaring met een beperking, verklaring met oordeelonthouding of afkeurende verklaring)? Dan moet duidelijk zijn over welke bedragen dit oordeel betrekking gaat en wat de oorzaken zijn.
- In de jaarrekening en bijbehorende controleverklaring staat bijna altijd onvoldoende informatie om de subsidie te kunnen vaststellen. Denk je dat het wel kan? Bespreek dit dan met ons ruim voordat je de vaststelling aanvraagt.
Definitief subsidiebedrag
In de vaststellingsbeschikking staat het definitieve subsidiebedrag. Meestal is dit hetzelfde als het bedrag dat in de verleningsbeschikking staat. Je krijgt nooit meer dan het bedrag dat in de (gewijzigde) verleningsbeschikking staat. Dat is een maximaal bedrag, dus het kan uiteindelijk lager zijn. Lees goed in onze besluiten wat we vermelden over de berekening van het definitieve subsidiebedrag. Dat kan bijvoorbeeld een bepaald percentage van de kosten zijn.
Bij kleine subsidies (tot € 25.000,-) geven we vaak vaste bedragen voor het uitvoeren van de activiteiten. Bij hogere subsidies kijken we naar de echte kosten van de uitgevoerde activiteiten. Bij vaststelling kan blijken dat je geld moet terugbetalen (terugvordering) of nog geld van ons moet krijgen (nabetaling). Of het subsidiebedrag wordt extra verlaagd, omdat je niet aan alle eisen (verplichtingen) hebt voldaan.
Blijkt het vastgestelde subsidiebedrag lager dan het bedrag dat je al als voorschot hebt gekregen? Dan moeten we het verschil bij je terugvorderen. In de vaststellingsbeschikking zie je dan welk bedrag je moet terugbetalen. Je krijgt dan ook informatie over hoe en wanneer je moet terugbetalen. Als terugbetalen niet in 1 keer lukt, dan kunnen we daarover in gesprek gaan. Je moet dan wel uitleggen waarom dat echt niet lukt.
Is het vastgestelde bedrag hoger dan het bedrag dat je als voorschot hebt gekregen? Dan moeten we het verschil nog aan je betalen. In de vaststellingsbeschikking zie je dan welk bedrag je nog ontvangt. Je krijgt ook informatie over wanneer we betalen.
Het kan zijn dat je niet aan bepaalde eisen (verplichtingen) van de subsidie hebt voldaan. Dan kunnen we soms het subsidiebedrag verlagen. We twijfelen dan over de juistheid van je vaststelling. Ook willen we zorgen dat je je de volgende keer wel aan alle eisen houdt. Dit noemen we een administratieve sanctie.
We verlagen de subsidie met 3% als je informatie en situaties niet meteen schriftelijk hebt gemeld, terwijl ze wel leidden tot een lagere vaststelling. Je hebt dan niet voldaan aan je meldingsplicht. De extra verlaging is 3% van het bedrag van de verlaging. Bekijk een rekenvoorbeeld in de Beleidsregel.
Onregelmatighedenregister
Je wordt opgenomen in het provinciale onregelmatighedenregister als je informatie en situaties niet op tijd meldt. Het gaat dan om informatie waardoor het subsidiebedrag meer dan 50% lager wordt. Lees meer over het onregelmatighedenregister in de beleidsregel.
Eisen na vaststelling
Ook na vaststelling van de subsidie gelden vaak bepaalde eisen (verplichtingen). Dat staat altijd in de vaststellingsbeschikking. Je bent bijna altijd verplicht om de administratie nog een tijd te bewaren. Dit is meestal 5 jaar.
Ook moet je vaak zorgen dat het resultaat van de activiteiten na vaststelling een tijd blijft bestaan. Dit is ook meestal 5 jaar. We willen dan niet dat je het resultaat bijvoorbeeld sloopt of verkoopt. Dat noemen we de instandhoudingsverplichting. Is dat niet mogelijk? Dan kun je toestemming aan ons vragen om je niet te hoeven houden aan de verplichting (ontheffing).
We kunnen met een steekproef controleren of je voldoet aan de instandhoudingsverplichtingen. Het maakt hierbij niet uit hoeveel subsidie je hebt gekregen.
Vermogen opgebouwd: verplicht om vergoeding te betalen
Heb je vermogen (geld) opgebouwd met de subsidie? Dan moet je soms een vergoeding aan ons betalen. Dat moet in de situaties die in artikel 4:41, tweede lid van de Awb staan. Het moet dan duidelijk zijn dat je het vermogen niet had opgebouwd zonder de subsidie.
We bepalen hoeveel geld je moet betalen binnen 1 jaar nadat we weten dat je vergoeding moet betalen. Dat moet binnen 5 jaar zijn nadat de subsidie vastgesteld. We sturen je een bericht (beschikking) als we weten hoeveel geld je aan ons moet betalen.
Meer informatie
Wil je meer weten over de vaststelling? Je kunt vragen stellen via het Subsidieportaal. Als dat niet lukt, kun je ons bereiken via het Contactcentrum. Meld hierbij altijd het kenmerk (nummer) van de subsidie.