Nadat je subsidie hebt gekregen, kunnen er dingen veranderen in je situatie. Of in de activiteiten van je subsidie. Bijvoorbeeld als de kosten hoger worden of als het project langer duurt. Dit soort wijzigingen moet je aan ons doorgeven. Op deze pagina lees je hoe je dat doet.
Veranderingen doorgeven
Als je subsidie krijgt, moet je de activiteiten uitvoeren zoals je in de aanvraag hebt geschreven. En ook volgens de verplichtingen (eisen waar je je aan moet houden) uit de officiële brief waarin staat dat je subsidie krijgt (verleningsbeschikking). Het kan natuurlijk gebeuren dat er iets verandert. Hiervoor geldt een meldingsplicht: je moet veranderingen die invloed hebben op de subsidie verplicht bij ons melden.
Let op: Je moet wijzigingen direct bij ons melden. Doe dit zodra je weet dat er iets wijzigt of je iets wilt wijzigen. En meld wijzigingen zo veel mogelijk vooraf. In ieder geval altijd voor de einddatum van je activiteiten. Twijfel je of je iets moet doorgeven? Neem dan contact met ons op.
Zo meld je wijzigingen
Je meldt je wijzigingen via het Subsidieportaal. Er zijn speciale knoppen voor het wijzigen van het rekeningnummer (IBAN), contactpersoon en organisatie (handelsnaam, rechtsvorm en overdracht). Gebruik de knop ‘wijziging(en) doorgeven’ voor het melden van alle overige situaties.
Lukt dit niet? Dan mag je het meldingsformulier (zie Documenten) ook per post sturen. Zet altijd het nummer of kenmerk van je subsidieaanvraag erbij. Dat nummer vind je op de verleningsbeschikking en in het Subsidieportaal.
Let op: Je kunt wijzigingen niet melden via e-mail.
Situaties die je moet melden
Niet alle wijzigingen zijn belangrijk voor de subsidie. Maar sommige situaties moet je altijd melden. Het gaat om de situaties die in artikel 3.2 van de Algemene subsidieverordening staan.
- Je kunt de activiteiten niet, te laat, of niet helemaal uitvoeren.
- Je kunt niet voldoen aan de verplichtingen van de subsidie. Je kunt bijvoorbeeld niet op tijd een voortgangsverslag of vaststelling opsturen.
- Bij subsidies meer dan € 25.000,-: de kosten (lasten) of inkomsten (baten) veranderen met minstens 10% of minstens € 10.000,-.
- Je stopt met de activiteiten, of je organisatie stopt.
- De officiële regels van je organisatie (statuten) veranderen. Het doel van je organisatie wordt bijvoorbeeld anders. Of nieuwe mensen worden lid van het bestuur.
Uiteraard moet je ook andere belangrijke situaties aan ons doorgeven. Bijvoorbeeld een nieuw adres, nieuwe contactgegevens of nieuw rekeningnummer. Of een nieuwe handelsnaam of rechtsvorm. Je moet dit soort algemene wijzigingen zelf doorgeven aan de organisaties die daarover gaan. Bijvoorbeeld het Handelsregister of de Basisregistratie Personen. Geef het ook aan ons door als je het bedrag of de datum van het voorschot wilt wijzigen.
Let op: Geef duidelijk aan of je vraagt om uitstel om iets op sturen of dat je meer tijd nodig hebt voor de activiteiten. En vermeld altijd een precieze datum (dag).
Over boekjaarsubsidies
Voor boekjaarsubsidies van minstens € 125.000,- geldt een extra regel. Je hebt in sommige situaties van tevoren goedkeuring van ons nodig. Deze situaties staan in artikel 4:71 van de Algemene wet bestuursrecht. Vraag altijd zo snel mogelijk om goedkeuring. Bijvoorbeeld in de volgende situaties:
- Je wilt een nieuwe organisatie oprichten.
- Je wilt statuten veranderen.
- Je wilt gebouwen (of grond, schepen) met subsidiegeld kopen of verkopen.
- Je wilt een lening aanvragen of een lening geven.
- Je wilt faillissement aanvragen.
Let op: In de verleningsbeschikking kunnen we aangeven dat je niet in alle situaties uit artikel 4:71 om toestemming hoeft te vragen. Lees goed wat voor jou geldt.
Vraag altijd om toestemming als je een reserve wilt vormen. Dat betekent dat je een deel van de subsidie wilt bewaren voor een bepaald doel. Meld dan ook duidelijk wat dat doel is.
Je vraagt om goedkeuring in het Subsidieportaal. Lukt dit niet? Dan mag je het ook per post sturen. Zet altijd het nummer of kenmerk van je subsidieaanvraag erbij. Dat nummer vind je op de verleningsbeschikking of in het Subsidieportaal. We laten binnen 4 weken weten of je goedkeuring krijgt. Als we meer tijd nodig hebben, moeten we dit verlengen naar 8 weken
Beoordeling van de melding
We kijken naar je melding. Soms heeft de melding invloed op de verleningsbeschikking. We kijken dan of we die kunnen aanpassen. Dat laten we weten in een wijzigingsbesluit.
Soms kunnen we de wijziging niet accepteren. Meestal voldoet de wijziging dan niet aan bepaalde regels. Je moet de activiteiten dan uitvoeren zoals we eerder hebben afgesproken. Als dat niet kan, krijg je misschien minder subsidie of helemaal geen subsidie. Bij tendersubsidies (verdeeld via een puntensysteem) zijn grote (wezenlijke) wijzigingen van de activiteiten meestal niet mogelijk.
We sturen je meestal binnen 13 weken na ontvangst van je melding een besluit. Dat kan langer zijn als we meer informatie van je nodig hebben.
Goed om te weten: Soms heeft de informatie die je hebt gemeld geen invloed op de verleningsbeschikking. Als er geen gevolgen zijn, dan krijg je geen wijzigingsbesluit.
Gevolgen als je niet op tijd meldt
Meld je wijzigingen niet, of niet op tijd? Dan kunnen we verschillende dingen besluiten.
- Je krijgt minder of geen subsidie.
- Je kunt een administratieve sanctie krijgen. Dat betekent dat je subsidie met 3% extra omlaag gaat. Dit geldt als je wijziging ervoor zorgt dat je minder subsidie krijgt.
- Je gegevens komen in het onregelmatighedenregister te staan. Dat betekent dat we bij volgende aanvragen voor subsidie extra voorzichtig zijn en extra eisen kunnen stellen. Of we controleren je vaker. Dit gebeurt alleen als je wijziging zorgt voor minstens 50% minder subsidie.
Contact
Je kunt vragen stellen via het Subsidieportaal. Als dat niet lukt, kun je ons bereiken via het Contactcentrum. Meld hierbij altijd het kenmerk (nummer) van de subsidie.