Veelgestelde vragen subsidies

Op deze pagina vermelden wij diverse veelvoorkomende, inhoudelijke vragen omtrent het aanvragen en verlenen van een subsidie. De vragen en antwoorden zijn zorgvuldig opgesteld, maar de informatie is nadrukkelijk niet bedoeld om regelgeving en beschikking(en) te vervangen. Wij wijzen er dan ook met klem op dat je de regels die op jouw aanvraag van toepassing zijn, en de subsidiebeschikking(en) inclusief bijlagen, altijd goed moet lezen. Eventuele meegezonden bijlagen vormen een onlosmakelijk onderdeel van een beschikking.

Onze Algemene subsidieverordening Zuid-Holland (Asv) bevat een uitgebreide, algemene toelichting en artikelsgewijze (per artikel) toelichting. En ook onze nadere regels bevatten een dergelijke toelichting.

Alle praktische informatie over het gebruik van onze digitale aanvraagformulieren, eHerkenning en het Subsidieportaal kun je vinden bij Hoe vraag je subsidie aan?

Wat is een subsidie?

Een subsidie is een aanspraak op financiële middelen, door een bestuursorgaan verstrekt met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager, anders dan als betaling voor aan het bestuursorgaan geleverde goederen of diensten. Dit is een materiële definitie die als zodanig is opgenomen in artikel 4:23 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Elke financiële verstrekking die valt onder deze definitie is een subsidie, ongeacht de wijze waarop de verstrekking wordt aangeduid. Ook het verstrekken van leningen en garantstellingen valt onder de reikwijdte van de definitie.

Hoeveel geld heeft de provincie Zuid Holland beschikbaar voor subsidies?

Provinciale Staten hebben het budgetrecht en sturen daarmee de provinciale uitgaven. Zij hebben het recht om te bepalen wat Gedeputeerde Staten met het geld van de provincie mogen doen. Provinciale Staten nemen op de begroting budgetten op voor de verschillende beleidsterreinen en geven Gedeputeerde Staten de bevoegdheid de begroting uit te voeren en de geraamde middelen te besteden. Binnen die financiële kaders bepalen Gedeputeerde Staten vervolgens hoe zij deze gelden gaan inzetten en van welke beleidsinstrumenten zij gebruik zullen maken. Het subsidie-instrument is één van die beleidsinstrumenten.

De beschikbare middelen zijn vastgelegd in de begroting van de provincie Zuid-Holland. Via onze website is de begroting te raadplegen. Voor de subsidieregelingen stellen Gedeputeerde Staten jaarlijks een subsidieplafond of deelplafond vast. Bij overschrijding van een plafond zijn we verplicht om een aanvraag te weigeren.

Wat is een subsidieplafond en deelplafond?

Een subsidieplafond is de juridische vastlegging van het maximale bedrag dat beschikbaar is voor een subsidieregeling in een bepaalde periode, meestal een jaar. In het geval een regeling meerdere subsidiemogelijkheden bevat, verdelen wij een subsidieplafond in deelplafonds.

We zijn verplicht om een aanvraag te weigeren voor zover door verstrekking van de subsidie het plafond zou worden overschreden. Dat betekent: op is op. Het kan gebeuren dat met jouw aanvraag het plafond is bereikt (‘op de zaaglijn/knip is geëindigd’) en dat we om die reden niet het volledige subsidiebedrag kunnen verstrekken (gedeeltelijke weigering).

Waar zijn de bedragen van de (deel)plafonds te vinden?

Een subsidieplafond kan staan opgenomen in de subsidieregeling en een deelplafond kan staan vermeld in een openstellingsbesluit. Als dat niet het geval is, dan zijn het subsidieplafond of eventuele deelplafonds door ons via een afzonderlijk besluit vastgesteld. Deze afzonderlijk vastgestelde besluiten zijn in ieder geval te vinden op onze pagina met provinciale regelingen en via de regelingenbank met lokale wet- en regelgeving. Het is ook mogelijk dat wij in een ‘verzamelbesluit’ de subsidieplafonds of deelplafonds vaststellen voor meerdere subsidieregelingen tegelijk.

Wat is een openstellingsbesluit?

Een openstellingsbesluit is een besluit ter uitvoering van een subsidieregeling waarin wordt gespecificeerd wanneer subsidieaanvragen kunnen worden ingediend en vaak ook wat de omvang van het subsidieplafond gedurende het subsidietijdvak is. De bepalingen die in het openstellingsbesluit worden opgenomen, kunnen een nadere uitwerking of een begrenzing zijn van de bepalingen in de subsidieregeling. In het openstellingsbesluit mag niet worden afgeweken van de bepalingen in de subsidieregeling.

Welke subsidiemogelijkheden zijn er?

Voordat je subsidie aanvraagt, kijk je eerst op onze overzichtspagina met alle subsidiemogelijkheden om na te gaan welke mogelijkheden er zijn. Aan de hand van de informatie op de pagina van de desbetreffende subsidiemogelijkheid en de regelgevingsteksten, kun je een inschatting maken of je in aanmerking komt. Kijk daarbij goed naar de doelgroep van de subsidie, welke activiteiten en kosten voor subsidie in aanmerking komen en aan welke voorwaarden moet zijn voldaan. Veelal moet de subsidieaanvraag ook binnen een bepaald tijdvak worden ingediend.

Welke soorten subsidies zijn er?

Voor wat betreft de activiteiten maken we onderscheid tussen projectsubsidies en boekjaarsubsidies. Een projectsubsidie is een subsidie voor een activiteit of samenhangend geheel van activiteiten die afgebakend zijn in de tijd en zijn gericht op een specifiek eindresultaat. Bij een boekjaarsubsidie gaat het om een subsidie die voor één of meer boekjaren wordt verstrekt voor activiteiten die behoren tot de structurele activiteiten van de subsidieontvanger.

Verder maken we ook onderscheid in de grondslag van de subsidie. De hoofdregel is dat een subsidie moet worden verstrekt op grond van een wettelijk voorschrift. In veel gevallen heeft de provincie hiervoor ‘nadere regels’ (subsidieregeling) opgesteld. Op grond van dergelijke nadere regels verstrekt de provincie subsidies. Uitzondering hierop zijn de buitenwettelijke subsidies: begrotingssubsidies en incidentele subsidies. In die gevallen gelden alleen de bepalingen en proceduregels van de Awb en Asv en zijn er geen nadere regels. Bij het verstrekken van deze subsidies zijn we uiteraard ook gebonden aan staatssteunregels.

Een begrotingssubsidie kan een projectsubsidie of boekjaarsubsidie zijn. We spreken dan over een begroting-boekjaarsubsidie en een begroting-projectsubsidie. Een begrotingssubsidie verlenen we op basis van een begrotingspost. Als een bepaalde activiteit slechts door één of een beperkt aantal ontvangers wordt uitgevoerd, zou het een onevenredige belasting zijn voor ons om daar een speciale subsidieregeling voor op te stellen. Deze subsidies passen wel binnen vast provinciaal beleid, maar het aantal potentiële begunstigden is gewoonweg vrij beperkt. In onze begroting staat wie waarvoor en welk bedrag een subsidie kan aanvragen.

Een incidentele subsidie is altijd een projectsubsidie. Het gaat dan om een spontane aanvraag voor een eenmalige activiteit, waarvoor we geen subsidieregeling hebben, geen vast provinciaal beleid bestaat en die niet op onze begroting staat vermeld, maar waar we mogelijk wel subsidie voor willen verlenen. In artikel 2.7 van de Asv staat vermeld in welke gevallen wij een aanvraag voor een incidentele subsidie in ieder geval moeten weigeren. Het is niet mogelijk om incidentele subsidies te verstrekken voor structurele activiteiten, voor jaarlijks terugkerende activiteiten, voor activiteiten waarvoor vast provinciaal beleid bestaat of voor activiteiten waarvoor wij nadere regels hebben vastgesteld. Een subsidie is ook niet incidenteel als uit de nadere regels blijkt dat bewust besloten is om in bepaalde gevallen geen subsidie te verstrekken (doelgroep of activiteiten uitgesloten). Een incidentele subsidie kan voor maximaal 4 jaren worden verstrekt.

Zijn er specifieke aandachtspunten bij boekjaarsubsidies?

Afdeling 4.2.8 van de Awb is van toepassing op boekjaarsubsidies vanaf € 125.000,00, tenzij wij anders bepalen. In de verleningsbeschikking staat aangegeven in hoeverre afdeling 4.2.8 van toepassing is.

In het geval wij een boekjaarsubsidie verlenen, is het mogelijk dat je verplicht bent om voor bepaalde handelingen – zoals vermeld in artikel 4:71 Awb – toestemming aan ons te vragen.

Bij een boekjaarsubsidie kunnen wij toestaan dat er voor een specifiek doel een reserve wordt gevormd. Voor het vormen van een reserve moet expliciet toestemming aan ons zijn gevraagd en het doel van deze reserve moet in het verzoek om de reserve te vormen zijn aangegeven. De maximale omvang van de reservevorming hebben wij beperkt in onze Asv.

Wanneer kan een subsidie worden aangevraagd?

In principe kunnen aanvragen voor projectsubsidies gedurende het gehele jaar worden ingediend, tenzij er in de subsidieregeling of het openstellingsbesluit een bepaalde aanvraagperiode staat genoemd. Aanvragen die in dat geval te laat of te vroeg (buiten aanvraagperiode) worden ingediend, nemen wij in principe niet in behandeling. Als hoofdregel geldt dat je een aanvraag indient voordat je start met de uitvoering van de activiteiten.

Aanvragen voor boekjaarsubsidies (op basis van regeling of begroting) moeten zijn ingediend vóór 1 oktober voorafgaand aan het boekjaar.

Aanvragen voor begrotingssubsidies kunnen pas worden ingediend, als deze op de begroting zijn opgenomen. Het is mogelijk om de aanvraag ook (iets) eerder in te dienen, maar wij houden de behandeling van de aanvraag dan aan totdat er door Provinciale Staten een besluit is genomen over het opnemen van de subsidie op de begroting. Je moet dan dus langer op het besluit over de aanvraag wachten.

Aanvragen voor een incidentele subsidie kunnen gedurende het gehele jaar worden ingediend.

Als datum indiening geldt altijd de ontvangstdatum van de subsidieaanvraag. In het geval van een verdeling op volgorde van binnenkomst, is veelal bepaald dat als de gegevens voor ons onvoldoende zijn voor het nemen van besluit, dat als ontvangstdatum geldt de datum waarop de aanvraag compleet is.

Hoe kan ik een subsidieaanvraag indienen?

Een subsidieaanvraag die je in met een digitaal aanvraagformulier. Elke subsidiemogelijkheid heeft een eigen digitaal aanvraagformulier. Op onze pagina ‘Hoe vraag je subsidie aan?’ lees je praktische informatie over het indienen van een subsidieaanvraag. Hier vind je ook informatie over het gebruik van eHerkenning, het digitale aanvraagformulier en het Subsidieportaal.

Ik zie geen digitaal aanvraagformulier, hoe kan dat?

Voor al onze subsidiemogelijkheden is een digitaal aanvraagformulier beschikbaar. Echter, niet al onze subsidiemogelijkheden staan het hele jaar open voor nieuwe aanvragen. Kijk goed naar de informatie over de aanvraagperiode. Op de pagina van de desbetreffende subsidiemogelijkheid staat onze informatie vermeld over de aanvraagperiode. Neem bij vragen hierover contact met ons op.

Welke informatie moet ik aanleveren bij een subsidieaanvraag?

Bij een subsidieaanvraag moeten in ieder geval de volgende basisgegevens worden aangeleverd:

• Activiteitenplan: beschrijving van de activiteiten waarvoor subsidie wordt aangevraagd en de doelstellingen en resultaten die daarmee worden nagestreefd. In het activiteitenplan neem je ook een tijdsplanning op en vermeld je of er voor de uitvoering van de activiteiten bepaalde vergunningen en ontheffingen nodig zijn.
• Begroting: overzicht van de realistisch geraamde kosten (marktconform) met betrekking tot de activiteiten waar de subsidie voor wordt aangevraagd. De begrotingsposten moeten duidelijk worden omschreven en gespecificeerd. Vermeld hierbij (voor zover van toepassing): stuksprijzen, uurtarieven en aantallen. Geef ook telkens aan wat de kosten van derden inclusief en exclusief BTW zijn.

Onderbouw de geraamde kosten – als dit mogelijk is – met documenten zoals SSK-ramingen, offertes en andere objectieve gegevens. Geef bij een SSK-raming ook een toelichting op de verhouding directe en indirecte kosten (incl. winst en risico) en de gehanteerde percentages voor risico’s bouwkosten, onvoorziene bouwkosten en overige bijkomende kosten. Zorg dat er in SSK-raming geen (onvoorziene) kosten zijn begroot c.q. opgenomen ter dekking van algemene en/of niet-onderbouwde risico’s, die niet zijn toegestaan.

• Financieringsplan (dekking): overzicht van de opbrengsten met betrekking tot de activiteiten waar de subsidie voor wordt aangevraagd. In het plan vermeld je een sluitende dekking voor het volledige kostenbedrag. Het financieringsplan bevat ook een opgave van eventuele bij andere bestuursorganen (of private organisaties of personen) aangevraagde subsidies of vergoedingen ten behoeve van dezelfde activiteiten, onder vermelding van de stand van zaken daarvan. Als met de gesubsidieerde activiteiten ook baten worden gerealiseerd, moet je die informatie – met een inschatting hiervan – ook vermelden.
• Uitgavenplanning (liquiditeitsbehoefte): overzicht van de uitgaven die worden verwacht met betrekking tot de activiteiten waar subsidie voor wordt aangevraagd, verdeeld over de jaren van de subsidieperiode. Een uitgavenplanning stuur je alleen mee als het een aanvraag voor een meerjarige subsidie van meer dan € 125.000,00 betreft.

In het aanvraagformulier staat aangegeven welke bijlagen je moet indienen. Deze aanvraagvereisten staan ook genoemd op de pagina over de desbetreffende subsidiemogelijkheid. Dit kunnen meer of andere bijlagen zijn dan de zojuist genoemde basisgegevens. We kunnen bijvoorbeeld vragen om de meest recente jaarrekening, de actuele statuten en gegevens over vergunningen/ontheffingen aan te leveren.

Moet ik het vermelden als ik ook andere subsidies of vergoedingen ontvang?

Ja, je bent verplicht om bij de aanvraag hierover informatie aan te leveren. Het gaat dan om een opgave van eventuele bij andere bestuursorganen (of private organisaties of personen) aangevraagde subsidies of vergoedingen ten behoeve van dezelfde activiteiten, onder vermelding van de stand van zaken daarvan. Dit betreft dus niet alleen informatie over al toegezegde vergoedingen of verleende subsidies (ook als er nog geen uitsluitsel over bekend is).

Het spreekt voor zich dat in ieder geval nooit meer dan 100% van de daadwerkelijke lasten kan worden gesubsidieerd.

Hoe wordt mijn aanvraag beoordeeld?

Nadat wij de subsidieaanvraag hebben ontvangen, krijg je van ons een ontvangstbevestiging. Geen ontvangstbevestiging gekregen? Dan is de aanvraag mogelijk niet door ons ontvangen. Neem in dat geval contact met ons op.

Ons beoordelingsproces van de subsidieaanvraag bestaat hierna grofweg uit 2 onderdelen:
1. Als eerste stap wordt er een formele toets uitgevoerd, waarbij wij controleren of de subsidie-aanvraag volledig is. Het is belangrijk om je ervan bewust te zijn dat je zelf verantwoordelijk bent voor het indienen van een volledige aanvraag. Als de informatie onduidelijk of onvolledig is, ontvang je – indien mogelijk – van ons een verzoek om binnen een aangegeven termijn aanvullende informatie aan te leveren. De termijn om te beslissen op de aanvraag wordt dan wel opgeschort gedurende de tijd die ligt tussen het opvragen van aanvullende gegevens en het daadwerkelijk ontvangen van deze informatie. We wijzen erop dat onze mogelijkheden om nog aanvullende informatie op te vragen bij een verdeling via een tendersysteem beperkt zijn. Als we de gevraagde informatie niet of niet tijdig ontvangen, kunnen we besluiten om de aanvraag buiten behandeling te stellen of te weigeren. We kunnen ook afzien van het opvragen van aanvullende informatie, als uit de aanvraag direct duidelijk blijkt dat deze niet voor subsidie in aanmerking komt. In dat geval ontvang je van ons direct een weigeringsbesluit.
2. Als tweede stap wordt er een materiële toets uitgevoerd, waarbij de subsidieaanvraag inhoudelijk wordt beoordeeld. We kijken dan of de aanvraag past binnen het provinciale beleid, een bijdrage levert aan het provinciale doel, er financiële middelen beschikbaar zijn en voldoet aan de vereisten vanuit alle toepasselijke wet- en regelgeving. Onderdeel hiervan is ook het beoordelen van de begroting op redelijkheid, noodzaak en subsidiabiliteit. Met andere woorden: komen alle kosten wel voor subsidie in aanmerking? Bij sommige subsidieregelingen (met verdeling via een tendersysteem) wordt de aanvraag voorgelegd aan een (externe) adviescommissie voor het uitvoeren van een kwalitatieve toets.

In artikel 2.4 van de Asv staan onze maximale beslistermijnen met betrekking tot de subsidieverlening vermeld. Bij een onvolledige aanvraag kunnen de genoemde beslistermijnen worden opgeschort. Als het ons niet lukt om binnen de beslistermijn een besluit te nemen, nemen wij hierover contact op. Nadat wij het beoordelingsproces hebben afgerond, ontvang je van ons een besluit op de subsidieaanvraag. Als we de aanvraag niet kunnen honoreren, ontvang je van ons een weigeringsbesluit. Het is ook mogelijk dat we de subsidieaanvraag gedeeltelijk weigeren, bijvoorbeeld als we bepaalde kosten niet subsidiabel kunnen stellen. Als we de aanvraag geheel of gedeeltelijk kunnen honoreren, ontvang je van ons een verleningsbeschikking.

Hoe wordt het beschikbare subsidiebedrag voor een regeling verdeeld?

Er bestaan 4 hoofdmanieren om het beschikbare subsidiebedrag voor een bepaalde subsidieregeling te verdelen:
1. Op volgorde van binnenkomst;
2. Via een tendersysteem;
3. Via loting;
4. Via evenredige verdeling.

Informatie over de wijze van verdeling staat vermeld in onze regelgeving en op de webpagina van de desbetreffende subsidieregeling. Veelal staat de wijze van verdeling vermeld in de subsidieregeling zelf, maar dit kan ook in een openstellingsbesluit of plafondbesluit onder de desbetreffende subsidieregeling zijn opgenomen.

De eerste 2 manieren van verdeling worden in de praktijk het meest gehanteerd. Bij verdeling van subsidies naar evenredigheid wordt het totale beschikbare subsidiebedrag (subsidieplafond) evenredig verdeeld over alle subsidie-aanvragers. Alle subsidieaanvragen die binnen de aanvraagperiode zijn ingediend en aan de subsidievereisten voldoen, doen mee in deze verdeling.

Bij loting doen alle subsidieaanvragen die binnen de aanvraagperiode zijn ingediend en aan de subsidievereisten voldoen mee aan de verdeling. De aanvragen worden geloot tot het subsidieplafond wordt bereikt. Meestal zal loting in combinatie met een andere verdelingswijze (op volgorde van binnenkomst of een tendersysteem) worden gebruikt.

Hoe werkt de verdeling van het subsidiebedrag via een ‘tendersysteem'?

Voor een tendersysteem wordt gekozen als het wenselijk wordt gevonden dat de aanvragen met elkaar kunnen worden vergeleken, zodat de beste aanvragen subsidie krijgen (een soort ‘beauty contest’).

In het geval van een tendersysteem moet de aanvraag binnen een bepaalde termijn worden ingediend. De volgorde van binnenkomst is niet relevant. Alleen in het geval eventuele aanvullingen en wijzigingen zijn ingediend vóór de sluiting van de termijn, wordt deze informatie meegenomen bij de beoordeling. Het is belangrijk om een kwalitatief goede aanvraag in te dienen, maar ook te zorgen dat de aanvraag tijdig en compleet is ingediend. Niet-tijdige aanvragen en onvolledige aanvragen moeten door ons worden geweigerd.

De subsidieaanvragen (voor zover compleet en tijdig ingediend) worden met elkaar vergeleken en getoetst aan de hand van de criteria die hierover in de regelgeving staan vermeld. De criteria voor deze rangschikking verschillen per subsidieregeling. Vaak wordt deze kwalitatieve toetsing door een (externe) adviescommissie uitgevoerd. De aanvragen worden op een ranglijst gezet en gehonoreerd op volgorde van hun plaats op de ranglijst, totdat het subsidieplafond is bereikt (of het maximum aantal subsidies). Het is mogelijk dat een aanvraag bij de kwalitatieve toetsing onvoldoende punten behaald om voor subsidie in aanmerking te komen. De aanvragen, die onvoldoende punten hebben behaald en de aanvragen die als gevolg van hun positie op de ranglijst niet voor subsidie in aanmerking komen (subsidieplafond bereikt), worden geweigerd.

Het naderhand indienen van een verzoek tot (wezenlijke) wijziging van de activiteiten, kan gevolgen hebben voor de score op de criteria en de rangschikking. Uiteraard is het ook niet toegestaan om zelf over te gaan tot wijziging van de activiteiten waarvoor subsidie is verleend. Om deze reden is het belangrijk om een realistische aanvraag in te dienen. In onze beslissing vermelden wij hoe jouw aanvraag heeft gescoord op de rangschikkingscriteria.

Hoe werkt de verdeling van het subsidiebedrag via ‘volgorde van binnenkomst'?

Voor deze wijze van verdeling wordt gekozen als de te subsidiëren activiteit zich nauwkeurig laat omschrijven. Bijvoorbeeld voor het aanvragen van een subsidie voor het plaatsen van zonnepanelen. Er wordt ook wel gesproken over het ‘wie het eerst komt, eerst maalt’ systeem.

Zodra een subsidieaanvraag is ontvangen, volledig is en aan alle vereisten voldoet, wordt er subsidie verleend totdat het subsidieplafond is bereikt. We kunnen niet meer subsidie verstrekken dan het plafond toestaat. Bij overschrijding van een plafond zijn we verplicht om de aanvraag te weigeren. Is een aanvraag onvolledig (gegevens onvoldoende voor het nemen van een besluit), dan geldt de datum waarop de aanvraag is aangevuld (en met die informatie volledig is) als officiële datum van ontvangst van de aanvraag. Het is dus belangrijk om een aanvraag bij deze wijze van verdeling zo snel mogelijk in te dienen, maar ook om te zorgen dat de aanvraag compleet is.

Het (wezenlijk) wijzigen van de aanvraag, kan tot gevolg hebben dat de datum van ontvangst van de aanvraag door ons moet worden gewijzigd in de datum van ontvangst van de wijziging.

Wat is een subsidiepercentage?

Het subsidiepercentage is het maximale percentage van de subsidiabele kosten dat door ons wordt vergoed. Het geeft aan welk deel van de totale kosten van een project of activiteit wordt gedekt door de subsidie.

In veel gevallen kunnen of willen wij niet de volledige lasten subsidiëren, maar slechts een bepaald percentage. Met het verstrekken van een subsidie willen wij bepaalde activiteiten stimuleren die anders niet zouden worden gedaan, omdat de kosten hiervan te hoog zijn. Door het verstrekken van een subsidie willen wij bijvoorbeeld burgers en organisaties stimuleren om toch een bepaalde activiteit uit te voeren. We willen hierbij ons beschikbare subsidiebudget zo doelmatig en efficiënt mogelijk besteden. Hierbij past dat de aanvrager meestal wordt gevraagd ook een eigen financiële bijdrage te leveren en/of andere financieringsmogelijkheden te verkrijgen.

Het maximale subsidiepercentage kan dwingend zijn voorgeschreven in hogere wet- en regelgeving, zoals staatssteunregels. In onze regelgeving vermelden wij welk percentage van de lasten wij maximaal kunnen subsidiëren. Het spreekt voor zich dat in ieder geval nooit meer dan 100% van de daadwerkelijke kosten kan worden gesubsidieerd. Daarnaast is de hoogte van het subsidiepercentage ook afhankelijk van jouw financieringsbehoefte. Dit laatste uiteraard binnen de mogelijkheden van de regelgeving.

Als we in de verleningsbeschikking een subsidiepercentage noemen, dan gaan we bij de vaststelling ook uit van dit percentage.

Welke kosten komen voor subsidie in aanmerking?

Als het gaat om een subsidieaanvraag op grond van een subsidieregeling, staat in onze regelgeving aangegeven welke activiteiten voor subsidie in aanmerking komen. Verder kunnen in onze regelgeving zowel subsidiabele kosten, als niet-subsidiabele kosten staan vermeld. Kijk goed welke activiteiten en welke kosten precies voor subsidie in aanmerking komen. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat alleen kosten van derden (facturen) voor subsidie in aanmerking komen en geen eigen kosten (of slechts in beperkte mate).

Subsidiabele kosten zijn de voor de activiteiten noodzakelijke kosten, die aantoonbaar rechtstreeks zijn toe te rekenen aan de door de subsidieontvanger te verrichten activiteit(en). Niet-subsidiabele kosten zijn kosten die wij in onze regelgeving hebben uitgesloten van subsidiëring. We hebben in artikel 2.5 Asv enkele categorieën van kosten opgenoemd die in ieder geval niet voor subsidie in aanmerking komen. In een subsidieregeling of openstellingsbesluit kunnen ook nog andere, niet-subsidiabele, kosten staan opgenomen. In artikel 2.5 Asv gaat het om de hieronder genoemde niet-subsidiabele kosten.

Kosten die geen relatie hebben met de activiteiten waarvoor subsidie wordt aangevraagd en kosten die niet noodzakelijk en adequaat zijn in relatie tot het doel van de subsidie komen niet voor subsidie in aanmerking.

Omzetbelasting (BTW-kosten) die verrekenbaar of, op grond van de Wet op het BTW-compensatiefonds, compensabel is, komt niet voor subsidie in aanmerking. In dat geval zijn het namelijk geen kosten. Als je aangeeft dat de BTW-kosten niet kunnen worden verrekend of gecompenseerd en wel subsidie wilt aanvragen voor de BTW-kosten, zul je dit bij de aanvraag moeten onderbouwen (bijvoorbeeld met een verklaring van de Belastingdienst). Overigens kan de subsidie in sommige uitzonderlijke gevallen zelf belast zijn met BTW en moet je BTW betalen over de ontvangen subsidie.

Kosten – die gemaakt zijn voordat de aanvraag is ontvangen – zijn in beginsel niet-subsidiabel, tenzij wij in de regelgeving hier expliciet van hebben afgeweken (bijvoorbeeld in het geval van voorbereidingskosten). Ook kosten die zijn gemaakt na de subsidiabele periode die wij in onze beschikking hebben vermeld, komen niet voor subsidie in aanmerking. Een mogelijke uitzondering hierop zijn kosten voor het opstellen van een controleverklaring van een accountant.

Andere kosten die standaard niet voor subsidie in aanmerking komen zijn kosten voor boetes en financiële sancties, kosten van gerechtelijke procedures en kosten van gemeentelijke leges (bij aanvragen van gemeenten).

Ik ben al gestart met de uitvoering van de activiteiten, mag dat?

We moeten een aanvraag weigeren als de te subsidiëren activiteit al in uitvoering is of al volledig is uitgevoerd voordat de aanvraag is ingediend. Met het verstrekken van een subsidie willen we bepaalde activiteiten stimuleren die anders niet zouden plaatsvinden, omdat de te verwachten kosten een drempel vormen. Uiteraard moet je om de aanvraag te kunnen indienen al bepaalde voorbereidingshandelingen treffen, maar zolang je hierbij geen onvoorwaardelijke verplichtingen aangaat (bijvoorbeeld het ondertekenen van een overeenkomst) beschouwen we dit niet als activiteiten die al in uitvoering zijn.

In onze nadere regels (subsidieregeling of openstellingsbesluit) kunnen wij van deze weigeringsgrond afwijken. Het is mogelijk dat bepaalde kosten die voor de subsidieaanvraag zijn gemaakt in dat geval wel voor subsidie in aanmerking komen of dat we zelfs achteraf subsidie verstrekken. Dit moet dan wel nadrukkelijk in de regelgeving zijn opgenomen. Het zal dan veelal wel gaan om een deel van de kosten en kleinere subsidiebedragen. Bij een begrotingssubsidie of incidentele subsidie is afwijking van deze weigeringsgrond alleen mogelijk als de activiteit waarvoor subsidie wordt aangevraagd van bijzonder belang is voor het bereiken van een provinciale doelstelling en niet in strijd is met Europese staatssteunregels.

Ik heb nog niet alle informatie binnen, kan ik toch al een aanvraag doen?

Het insturen van een onvolledige aanvraag doe je op eigen risico. Wij kunnen niet garanderen dat we jouw aanvraag in behandeling nemen. Je bent zelf verantwoordelijk voor het indienen van een volledige aanvraag. Bij een onvolledige aanvraag is het van belang dat je aangeeft welke informatie nog ontbreekt en binnen welke termijn je de gegevens gaat aanvullen.

Als je van ons de mogelijkheid krijgt om een aanvraag aan te vullen, krijg je veelal een periode van 1 tot 2 weken de tijd om de ontbrekende informatie op te sturen. We kunnen ook afzien van het opvragen van aanvullende informatie, als uit de aanvraag direct duidelijk blijkt dat deze niet voor subsidie in aanmerking komt. In dat geval ontvang je direct van ons een weigeringsbesluit.

Verdeling via tendersysteem

Als er sprake is van een verdeling via een tendersysteem, kunnen alleen aanvullingen en wijzigingen die zijn ingediend vóór de sluiting van de termijn, nog worden meegenomen bij de beoordeling. Het is niet toegestaan dat wij na het verstrijken van de termijn nog inhoudelijke informatie bij je opvragen. Er is sprake van een zogeheten ‘fatale termijn’ (te laat is hierbij ook echt te laat).

Verdeling op volgorde van binnenkomst

Bij een verdeling op volgorde van binnenkomst heeft het indienen van een onvolledig aanvraag tot gevolg dat de indieningdatum verschuift naar de datum van ontvangst van de aanvulling. Dit kan betekenen dat in de tussentijd het subsidieplafond wordt bereikt door honorering van andere aanvragen die wel volledig zijn ingediend.

Ik weet de einddatum van het project nog niet, maar moet wel iets invullen: wat nu?

Als de definitieve einddatum nog niet bekend is, geef dan toch een zo goed mogelijke inschatting van de einddatum. Geef aan waarom deze datum nog niet vaststaat en geef ook aan wat hierbij de onzekerheidsmarge is. Deze informatie kan namelijk van belang zijn bij de beoordeling van jouw aanvraag. In onze regelgeving kan een uiterste datum zijn opgenomen waarop de activiteiten moeten zijn uitgevoerd. Het tijdvak dat in de regelgeving is opgenomen, is een harde eindtermijn voor de realisatie van de subsidiabele activiteiten, die moet worden gehandhaafd.

Wanneer komen BTW-kosten voor subsidie in aanmerking?

Omzetbelasting (ook wel Belasting Toegevoegde Waarde of simpelweg BTW genoemd) komt alleen voor subsidie in aanmerking als je kunt aantonen (bijvoorbeeld met een verklaring van de belastingdienst) dat de BTW-kosten niet verrekenbaar of, op grond van de Wet op het BTW-compensatiefonds, niet compensabel zijn. Alleen in dat geval subsidiëren wij de kosten inclusief BTW. Bij de aanvraag moet je duidelijk vermelden wat de kosten (van derden) inclusief en exclusief BTW zijn en of je subsidie aanvraagt voor de kosten inclusief of exclusief BTW. Let op dat je in de begroting niet per ongeluk BTW-kosten gaat bereken over uren voor eigen personele inzet.

Overigens kan de subsidie in sommige uitzonderlijke gevallen zelf belast zijn met BTW en moet je BTW betalen over de ontvangen subsidie. Het gaat dan om gevallen waarbij je de subsidies van ons ontvangt als vergoeding voor geleverde diensten of goederen.

Kan ik een voorschot krijgen, en zo ja hoe?

Wij vermelden in de verleningsbeschikking informatie over de bevoorschotting, tenzij het gaat om een subsidie die we direct vaststellen. In dat geval wordt het subsidiebedrag in één keer uitbetaald (100%). In de overige gevallen is in de praktijk meestal een bevoorschotting van maximaal 80% mogelijk. Het eventuele restant van 20% wordt dan bij vaststelling betaald. In veel gevallen wordt het maximale voorschotpercentage bepaald in de nadere regels (subsidieregeling) en de termijnen en bedragen (bevoorschottingsritme) inzake de bevoorschotting worden vermeld in de verleningsbeschikking.

Het voorschot betalen wij meestal in gedeelten uit. Het ritme van de bevoorschotting wordt veelal gekoppeld aan de liquiditeitsbehoefte die in de subsidieaanvraag is vermeld (en bij de wat grotere subsidies ook tussentijds kan worden bijgesteld). Bij grotere subsidiebedragen voor meerjarige activiteiten is het van belang dat onze bevoorschotting en de daadwerkelijke uitgaven (door de subsidieontvanger) zoveel mogelijk met elkaar in overeenstemming zijn. In dat geval is het belangrijk dat je ons periodiek informeert over de gerealiseerde kosten en de uitgavenplanning voor de resterende subsidiabele periode.

We kunnen bij grotere subsidiebedragen (meer dan € 125.000,00) besluiten om de bevoorschotting afhankelijk te stellen van de inhoud van een voortgangsverslag of het uitbetalen van een voorschot afhankelijk te stellen van andere voorwaarden (zoals het bereiken van een bepaalde mijlpaal). In andere gevallen worden voorschotten ambtshalve (automatisch) uitbetaald in overeenstemming met de bedragen en termijnen die in de verleningsbeschikking staan vermeld. Ambtshalve bevoorschotten houdt in dat de subsidieontvanger geen aanvraag voor bevoorschotting hoeft in te dienen of tussentijdse overzichten van de bereikte resultaten of werkelijke inkomsten en uitgaven hoeft te overleggen. In dit kader wijzen wij erop dat je wel verplicht bent om ons te informeren over omstandigheden die van invloed zijn op de hoogte van het verleende subsidiebedrag.

Als uit de verleningsbeschikking blijkt dat de voorschotten niet door ons ambtshalve worden verstrekt, betekent dit dat je een aanvraag hiertoe moet indienen via het Subsidieportaal.

Ik heb een aanvraag ingediend, krijg ik hiervan een bevestiging?

Als de subsidieaanvraag met behulp van het digitale aanvraagformulier is ingediend, ontvang je kort hierna een digitale ontvangstbevestiging. Geen ontvangstbevestiging gekregen? Dan is de aanvraag mogelijk niet door ons ontvangen. Neem in dat geval contact met ons op.

In uitzonderlijke gevallen, waarbij de aanvraag nog per post is ingediend, sturen we binnen 14 dagen na binnenkomst een ontvangstbevestiging. Neem contact met ons op als je na die termijn nog geen bericht van ons hebt gekregen.

Wanneer ontvang ik een besluit op mijn aanvraag?

Onze beslistermijn is afhankelijk van verschillende factoren. Op een volledige aanvraag wordt in principe binnen 13 weken beslist. Deze termijn van 13 weken gaat lopen nadat de aanvraag voor subsidie is ontvangen. Als sprake is van een verdeling via een tendersysteem, evenredige verdeling of loting, gaat deze termijn van 13 weken lopen na afloop van de aanvraagperiode. Als sprake is van een aanvraag voor een begrotingssubsidie en Provinciale Staten hiervoor nog geen middelen op de begroting hebben vermeld, gaat deze termijn van 13 weken lopen na de dag waarop Provinciale Staten dat besluit hebben genomen.

De beslistermijn bedraagt 22 weken als:
1. sprake is van een aanvraag voor een incidentele subsidie vanaf € 125.000,00;
2. sprake is van cofinanciering door de Raad van de Europese Unie, het Europese parlement en de Raad gezamenlijk of de Europese Commissie goedgekeurd programma;
3. over de aanvraag extern advies, als bedoeld in artikel 82 van de Provinciewet, wordt ingewonnen;
4. een nader onderzoek (bijvoorbeeld een onderzoek in het kader van de Wet Bibob) is ingesteld.

De beslistermijn bedraagt 40 weken als:
1. een onderzoek is ingesteld door internationale beoordelingscommissie; of
2. sprake is van internationale peer reviews.

Opschorting beslistermijnen

Wij kunnen de genoemde beslistermijnen opschorten in de gevallen die in artikel 4:15 van de Awb staan genoemd. In de meeste gevallen wordt de beslistermijn opgeschort als de informatie die we hebben ontvangen onvolledig is. De informatie is dan onvoldoende voor ons om een beslissing te kunnen nemen. Vaak kunnen we je dan een herstelmogelijkheid bieden om deze informatie alsnog binnen een bepaalde termijn aan te leveren. De termijn om te beslissen op de aanvraag wordt dan opgeschort met de tijd die ligt tussen het opvragen van aanvullende gegevens en het daadwerkelijk ontvangen van deze informatie.

Bij aanvragen om subsidie die op grond van artikel 108, derde lid, van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, worden aangemeld bij de Europese Commissie wordt de beslistermijn opgeschort totdat de Europese Commissie een eindbeslissing heeft genomen.

Krijg ik een notificatie als er een bericht over de subsidie beschikbaar is?

Je ontvangt een notificatie op het opgegeven mailadres, als er een bericht over de subsidie voor je klaar staat. Het kan dan bijvoorbeeld gaan om een verzoek om aanvullende informatie of een beslissing naar aanleiding van een verzoek of aanvraag. En na een eventuele subsidieverlening worden ook reminders verzonden wanneer er een actie openstaat, bijvoorbeeld als er een voortgangsverslag of verzoek tot vaststelling moet worden ingediend.

Het is belangrijk om te zorgen dat de bij de subsidieaanvraag opgegeven contactgegevens actueel zijn. Weliswaar kan iedere gebruiker met de juiste machtiging bij de gegevens in het subsidieportaal, maar als er in het subsidieportaal een nieuw bericht of taak gereed staat wordt de notificatie alleen verzonden naar het opgegeven mailadres. Ook een intermediair die via ketenmachtiging is gemachtigd, krijgt geen notificatie als zij/hij geen contactpersoon is. De contactpersoon moet zelf zorgen dat zijn/haar eventuele collega’s en/of een intermediair ook op de hoogte raken van het notificatiebericht.

Wat staat er in de beschikking?

Nadat wij het beoordelingsproces hebben afgerond, ontvang je van ons een besluit op de subsidieaanvraag. Als we de aanvraag niet kunnen honoreren, ontvang je van ons een weigeringsbesluit. Het is ook mogelijk dat we de subsidieaanvraag gedeeltelijk weigeren, bijvoorbeeld als we bepaalde kosten niet subsidiabel kunnen stellen. Als we de aanvraag geheel of gedeeltelijk kunnen honoreren, ontvang je van ons een verleningsbeschikking.

In een weigeringsbesluit motiveren wij om welke reden(en) het niet mogelijk is om de aanvraag te honoreren. In een verleningsbeschikking vermelden wij o.a. de volgende informatie:

• De datum waarop de aanvraag is ontvangen.
• Eventuele data waarop wij aanvullende informatie hebben gevraagd en ontvangen.
• Aan welke wet- en regelgeving de aanvraag is getoetst.
• Het bedrag waarop de subsidie ten hoogste kan worden vastgesteld en de wijze waarop dit bedrag wordt bepaald (wees alert op een eventueel subsidiepercentage).
• In het geval bepaalde kosten moeten worden geweigerd, motiveren wij om welke reden(en) dit besluit is genomen.
• Een omschrijving van de activiteiten waarvoor subsidie wordt verleend en eventueel een vast bedrag per activiteit.
• Eventuele voorwaarden waaronder wij de subsidie verlenen.
• Informatie over bevoorschotting: wel/niet ambtshalve bevoorschotting, eventuele voorwaarden voor het verstrekken van voorschotten, het maximale voorschotbedrag en het bevoorschottingsritme (betaaldata en bedragen).
• Op welk rekeningnummer wij de betaling van eventuele voorschotten zullen overmaken.
• Aan welke algemene en nadere subsidieverplichtingen je moet voldoen: bijvoorbeeld meldingsplicht, administratieve verplichtingen, indienen voortgangsverslag(en), indienen verzoek tot vaststelling en op welke wijze verantwoording moet worden afgelegd.
• Contactinformatie en informatie over het maken van bezwaar voor het geval je het niet eens bent met de beschikking.

Moet ik een administratie bijhouden en waaraan moet deze administratie voldoen?

In veel gevallen ben je verplicht tot het bijhouden van een administratie van aan de activiteiten verbonden uitgaven en inkomsten, en het afleggen van rekening en verantwoording omtrent de verrichte activiteiten en de daaraan verbonden uitgaven en inkomsten. Als er sprake is van een subsidie lager dan € 25.000,00, die wij ambtshalve vaststellen of direct vaststellen, kan dit anders zijn.

Op grond van artikel 3.4 Asv ben je verplicht om de administratie (met betrekking tot de aan de subsidiabele activiteiten verbonden uitgaven en inkomsten) op zo’n manier in te richten, dat hiermee op elk moment een goed inzicht bestaat over alle inkomsten en uitgaven die met de subsidiabele activiteiten samenhangen. Dat betekent dat de administratie, op ieder moment gedurende de activiteiten, inzichtelijk, controleerbaar en navolgbaar is en dat de administratie ook inzicht geeft in de onderbouwing van eventuele berekeningen. In beginsel moet je de administratie ten minste 5 jaar na subsidievaststelling bewaren, tenzij een andere termijn is aangegeven.

Enkele algemene tips voor het inrichten van de administratie:

• Zorg dat documenten aantoonbaar betrekking hebben op de subsidiabele activiteiten (vermeld hierop bijvoorbeeld een projectcode of projectnaam).
• Zorg voor een duidelijke scheiding in de administratie tussen gesubsidieerde en overige activiteiten.
• Zorg dat duidelijk is waar documenten betrekking op hebben. Bij een factuur moet bijvoorbeeld duidelijk zijn wat, wanneer en voor welk bedrag er precies is geleverd. Vraag, indien mogelijk, bij een leverancier om een gespecificeerde factuur.
• Zorg voor een duidelijke urenadministratie als wij ook de inzet van bepaalde interne uren (geen kosten derden) subsidiëren. Uit de urenadministratie moet blijken wie de uren heeft gemaakt, hoeveel uren er zijn besteed, welke werkzaamheden er zijn verricht en wanneer werkzaamheden zijn verricht. Ook moet blijken dat de uren telkens binnen een redelijke termijn door een daartoe bevoegde persoon zijn geautoriseerd/ondertekend.

Als je ter verantwoording bij vaststelling ook een verklaring van een accountant bij ons moet indienen, adviseren wij je om bij de start van de activiteiten alvast te overleggen met jouw accountant over het inrichten van een goede administratie. Dit om te voorkomen dat jouw accountant uiteindelijk geen goedkeurende verklaring kan afgeven over (een deel van) de uitgaven en inkomsten. Wij ervaren dat accountants met enige regelmaat tekortkomingen in – met name – urenadministraties constateren.