Als je subsidie krijgt, moet je soms tussendoor laten weten hoe het gaat. En wat je met de subsidie doet. Dat doe je in een voortgangsverslag. Op deze pagina lees je wanneer dat moet, hoe je het verslag stuurt en waar je op moet letten.
Waarom je een voortgangsverslag moet sturen
In een voortgangsverslag schrijf je hoe het gaat met de activiteiten waarvoor je subsidie hebt gekregen. Zo laat je zien welke stappen je zet en of alles volgens plan verloopt. Dat willen we graag op tijd weten en niet bijvoorbeeld pas na een paar jaar.
Wij weten dan of het goed gaat en of er geen problemen ontstaan. Als je activiteiten niet uitvoert, of op een andere manier, kan dit invloed hebben op je subsidie. Het kan betekenen dat we de subsidie verlagen of intrekken. Het verslag helpt dus om problemen op tijd te herkennen en samen naar oplossingen te zoeken.
Wanneer je een voortgangsverslag moet sturen
In de officiële brief waarin staat dat je subsidie krijgt (verleningsbeschikking) lees je of je een voortgangsverslag moet maken. Meestal is dit 1 keer per jaar, soms is het vaker. Lees goed wat voor jou verplicht is. Krijg je minder dan € 25.000,- subsidie? Of duren de activiteiten maximaal een jaar? Dan hoef je meestal geen verslag te sturen.
Bij subsidies vanaf € 125.000,- kunnen we bepalen dat een voorschot van het subsidiebedrag afhankelijk is van een voortgangsverslag. Dat betekent dat we de hoogte van de voorschotten bepalen met informatie uit het voortgangsverslag. Zo zorgen we ervoor dat ons voorschot en jouw uitgaven ongeveer gelijk blijven.
Dit zet je erin
Je mag zelf kiezen hoe het verslag eruitziet. Je kunt het voorbeeld voortgangsverslag gebruiken, zodat je zeker weet dat je verslag compleet is. In het verslag zet je in ieder geval:
- wat je in de afgelopen periode hebt gedaan
- wat je de komende tijd gaat doen
- welke verschillen er zijn met de originele planning (inhoudelijk en financieel)
Je mag ook extra documenten toevoegen om de voortgang te verduidelijken, bijvoorbeeld foto’s of tabellen. We willen ook graag weten waar je de activiteiten noemt. En of en hoe je communiceert over de activiteiten (publiciteit). Als je dat doet, vinden we het fijn als je meldt dat de activiteiten mogelijk zijn door de subsidie van provincie Zuid-Holland. Je kunt ons logo downloaden en vermelden. Dit is niet verplicht.
Let op: Bij subsidies met Europese financiering gelden vaak strengere regels voor publiciteit. Je moet dan bijvoorbeeld een bord plaatsen met een EU-logo. En het logo melden op je website. Het staat in de verleningsbeschikking als dit voor jouw subsidie geldt.
Inleveren
Je levert het voortgangsverslag online in via het Subsidieportaal.
Lukt dit niet? Dan mag je het ook per post sturen. Onderteken het verslag en noem het kenmerk (nummer) van jouw subsidie. Dat kenmerk vind je in de verleningsbeschikking.
Uitstel krijgen
Je moet het voortgangsverslag op tijd inleveren. Op zijn laatst op de datum die in de (gewijzigde) verleningsbeschikking staat. Lukt dit niet? Vraag dan op tijd uitstel aan via het Subsidieportaal. Dat noemen we een wijzigingsverzoek. In het verzoek zet je waarom je uitstel nodig hebt. Ook stel je een nieuwe datum voor. We laten je zo snel mogelijk weten of je het voortgangsverslag later mag inleveren.
Lukt het niet om uitstel te vragen via het Subsidieportaal? Dan kun je een formulier downloaden, invullen en per post sturen. Noem altijd het subsidienummer of kenmerk.
Meer informatie
Wil je meer weten over het maken van je voortgangsverslag? Je kunt vragen stellen via het Subsidieportaal. Als dat niet lukt, kun je ons bereiken via het Contactcentrum. Meld hierbij altijd het kenmerk (nummer) van de subsidie.