POP3, Uitvoeringsregeling, subsidie

Tijdens een openstelling kunt u een aanvraag indienen via de website van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland: POP-3 webportal.

Denk hierbij aan de benodigde voorbereidingstijd voor het gebruik van e-herkenning, het invoeren van uw gegevens via DigiD en het uploaden van (verplichte) bijlagen, zoals het projectplan, de begroting, offertes en uittreksel van de kamer van koophandel.

Uitleg over het indienen van een wijzigingsverzoek, voortgangsverslag, deelbetaling en vaststelling vindt u in de Handleiding POP-3 webportal.

Het opsturen van gegevens als gevolg van een verzoek om aanvullende informatie dient u in per post ter attentie van Bureau Subsidies.

Tendersubsidies

Bij een tenderprocedure is het van belang dat de subsidieaanvraag tijdig, volledig en juist voorzien van alle voorgeschreven bijlagen wordt ingediend. Uw aanvraag wordt namelijk alleen in behandeling genomen (en dus inhoudelijk beoordeeld) wanneer deze vóór de sluitingsdatum van de openstelling is voorzien van alle vereiste inhoudelijke informatie en voldoet aan de gestelde eisen. Deze aanvragen worden beoordeeld aan de hand van vooraf bekendgemaakte selectiecriteria en krijgen op grond van die beoordeling een puntenaantal (score) toegekend.

Beoordeling door adviescomité

De provincie maakt voor de beoordelingsprocedure vaak gebruik van een adviescomité, deze bestaat uit (landelijke) experts. Zij spelen een belangrijke rol bij de plattelandsontwikkeling in de regio en moeten er mede voor zorgen dat de beste projecten voor subsidie in aanmerking komen.

De aanvragen met de hoogste score komen als eerst in aanmerking voor subsidie. Projecten kunnen slechts worden gefinancierd als het beschikbaar gestelde budget nog niet uitgeput is.

Handboek en instructiefilm voor aanvragers POP-3 subsidie

Het handboek geeft uitleg over de procedures en regelgeving van POP-3. Dit handboek kunt u gebruiken als ondersteuning bij de uitvoering van uw project. U kunt het Handboek voor aanvragers POP-3 subsidie digitaal raadplegen.

Naast het Handboek is door RVO een interactieve instructiefilm ontwikkeld. In deze instructiefilm krijgt u uitleg over de uitvoering, administratie en verplichtingen van uw subsidie. U ziet bijvoorbeeld hoe u een eindrapportage maakt, aan welke verplichtingen u moet voldoen en waar u uw vragen stelt als u er niet uitkomt. U kunt de interactieve instructiefilm digitaal raadplegen.

Administratie bijhouden

Tijdens de uitvoering van uw project is het belangrijk dat de kosten die u maakt inzichtelijk zijn. Hiervoor houdt u een administratie bij van alle inkomsten en uitgaven met de onderliggende bewijsstukken:

• Een sluitende urenadministratie.
• Een gedegen en volledig inkoopdossier.
• Bewijsstukken die op uw naam staan en waaruit blijkt wat de geleverde goederen en diensten zijn.
• Bewaar deze administratie tot 31 december 2028.

Communicatieverplichtingen

POP-3 is een onderdeel van het Europees Landbouw Fonds voor Plattelandsontwikkeling (ELFPO). Publiceert u informatie, geeft u voorlichting of communiceert u over de activiteiten waarvoor u steun vanuit ELFPO ontvangt? Vermeld dan op alle uitingen, zoals de titelpagina van de publicatie, op het affiche en bij de informatie die digitaal beschikbaar wordt gesteld (minimaal 25% van de oppervlakte):

• Het EU-logo, dat voldoet aan de voorschriften van de Commissie.
• Het logo van de provincie Zuid-Holland.
• De vermelding dat er sprake is van steun uit het ELFPO met de tekst 'Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling: Europa investeert in zijn platteland'.

Informatieplaquette

Tijdens de uitvoering van uw activiteiten plaatst u een informatieplaquette. De informatieplaquette is voor een bezoeker bij het betreden van de locatie of tijdens een bezoek goed zichtbaar.

De plaquette bevat de naam en het belangrijkste doel van de concrete actie, het EU-logo en de slogan van het ELFPO. Deze informatie bedraagt minimaal 25% van de oppervlakte van de plaquette.

Wijzigingsverzoek melden

Dien altijd eerst een wijzigingsverzoek in als u een wijziging wilt doorvoeren in uw project. Gedeputeerde Staten kunnen op basis van dat verzoek toestemming geven om het oorspronkelijke projectplan te wijzigen.

Let op: wijzigingsverzoeken worden niet altijd goedgekeurd. Soms past een wijziging namelijk niet binnen de subsidievoorwaarden. Om daarover snel duidelijkheid te krijgen, is het van belang dat u op tijd een wijziging aan ons doorgeeft.

LET OP! Het indienen van een wijzigingsverzoek kan consequenties hebben voor het indienen van een betaalverzoek. Wilt u én een wijzigingsverzoek én een betaalverzoek indienen, dan kunt u via pop3@pzh.nl contact met ons opnemen om te bezien welke werkwijze voor u het handigste is.

Heeft u uw POP-3 subsidie aangevraagd via de POP-3 webportal? Dan dient u het wijzigingsverzoek in via de POP-3 webportal. Uitleg over het indienen van een wijzigingsverzoek via de POP-3 webportal vindt u in de Handleiding POP-3 webportal.

Heeft u vóór 2018 POP-3 subsidie aangevraagd via mijn.rvo.nl? Dan dient u het wijzigingsverzoek in per post ter attentie van Bureau Subsidies.

Onder 'Formulieren' vindt u het document ‘Informatie wijzigingsverzoeken’. Hierin staat meer informatie over het indienen van wijzigingsverzoeken en welke stukken u ter onderbouwing meestuurt. Gebruik in ieder geval het formulier ‘Melding voor projecten POP-3’, te vinden onder ‘Formulieren’.

Voortgangsverslag opsturen

Binnen 3 maanden na afloop van elk projectjaar (gerekend vanaf de startdatum van het project) stuurt u ons een verslag over de voortgang van de projectactiviteiten. Als u een voorschot aanvraagt, dan is een voortgangsverslag verplicht.

U beschrijft in uw voortgangsverslag:

• Welke activiteiten u heeft uitgevoerd en hoe deze hebben bijgedragen aan de doelstelling(en) van uw project.
• De eventuele afwijkingen van het projectplan en de oorzaak daarvan.
• De activiteiten die in het komende jaar uitgevoerd zullen worden.
• De eventuele maatregelen die genomen worden om een eventuele achterstand in te lopen.
• De financiële voortgang met een actueel kostenoverzicht financieringsoverzicht, financiële planning voor de resterende looptijd.

Heeft u uw POP-3 subsidie aangevraagd via de POP-3 webportal? Dan dient u het voortgangsverslag in via de POP-3 webportal. Uitleg over het indienen van een voortgangsverslag via de POP-3 webportal vindt u in de Handleiding POP-3 webportal.

Heeft u vóór 2018 POP-3 subsidie aangevraagd via mijn.rvo.nl? Dan dient u het voortgangsverslag in per post ter attentie van Bureau Subsidies. Indien het voortgangsverslag onderdeel is van een verzoek om een voorschot (deelbetaling) dient u de voortgangsrapportage wel in via mijn.rvo.nl.

Onder 'Formulieren' vindt u een format ‘Voortgangsverslag POP-3’.
Voordat het voortgangsverslag wordt ingediend is het POP-3 team bereid om vooraf te toetsen.

Tussentijdse betalingen (deelbetalingen)

U kunt een verzoek om een tussentijdse betaling/ deelbetaling indienen. Een tussentijdse betaling, of voorschot op basis van realisatie moet minimaal betrekking hebben op 25% van het toegekende subsidiebedrag óf tenminste €50.000,00 bedragen, tenzij dit in het openstellingsbesluit anders is aangegeven. Bij het verzoek om een tussentijdse betaling moet een voortgangsrapportage zoals hiervoor beschreven ingediend worden evenals bewijsstukken waaruit blijkt welke kosten ten behoeve van het project gemaakt zijn. U dient aan te tonen dat de opgevoerde kosten daadwerkelijk gerelateerd zijn aan het project waarvoor subsidie is verleend.

Heeft u uw POP-3 subsidie aangevraagd via de POP-3 webportal? Dan dient u het vaststellingsverzoek in via de POP-3 webportal. Uitleg over het indienen van een vaststellingsverzoek via de POP-3 webportal vindt u in de Handleiding POP-3 webportal.

Heeft u vóór 2018 POP-3 subsidie aangevraagd via mijn.rvo.nl? Dan dient u het vaststellingsverzoek in via mijn.rvo.nl.

In het document ‘Toelichting indienen betaalverzoek Mijndossier’, dat u kunt vinden onder ‘Formulieren’, staat stap voor stap beschreven hoe dit in zijn werk gaat. In de ‘Checklist indienen vaststelling’ vindt u daarnaast een overzicht van de documenten die u bij uw vaststellingsverzoek voegt.

Voordat het verzoek om een tussentijdse betaling wordt ingediend is het POP-3 team bereid om vooraf te toetsen.

Let op: het is niet mogelijk om per e-mail een verzoek om een tussentijdse betaling in te dienen. Het enige dat u per e-mail kunt sturen (POP3@pzh.nl) is een Excelbestand van het facturenoverzicht. Gebruik hiervoor het format 'Facturenoverzicht' van de maatregel die genoemd staat in uw subsidieverleningsbeschikking.

Sanctiebeleid

Op POP-3 subsidies is een specifiek sanctiebeleid van toepassing. Sancties kunnen worden opgelegd als u niet aan de verplichtingen van een POP-3 subsidie voldoet. Het sanctiebeleid is digitaal te raadplegen via Beleidsregel verlagen subsidie POP.

Vaststelling

Wanneer uw project is afgerond dient u een vaststellingsverzoek in. U heeft vanaf de einddatum van uw project nog 13 weken de tijd om het verzoek tot vaststelling in te dienen.

Heeft u uw POP-3 subsidie aangevraagd via de POP-3 webportal? Dan dient u het vaststellingsverzoek in via de POP-3 webportal. Uitleg over het indienen van een vaststellingsverzoek via de POP-3 webportal vindt u in de Handleiding POP-3 webportal.

Heeft u vóór 2018 POP-3 subsidie aangevraagd via mijn.rvo.nl? Dan dient u het vaststellingsverzoek in via mijn.rvo.nl.

In het document ‘Toelichting indienen betaalverzoek Mijndossier’, dat u kunt vinden onderaan deze pagina bij ‘Formulieren’, staat stap voor stap beschreven hoe dit in zijn werk gaat. In de ‘Checklist indienen vaststelling’ vindt u daarnaast een overzicht van de documenten die u bij uw vaststellingsverzoek voegt.

Voordat de vaststellingsverzoek wordt ingediend is het POP-3 team bereid om vooraf te toetsen.

Let op: het is niet mogelijk om per e-mail een vaststellingsverzoek in te dienen. Het enige dat u per mail stuurt (POP3@pzh.nl) is een Excelbestand van het facturenoverzicht. Gebruik het format 'Facturenoverzicht' van de maatregel die genoemd staat in uw subsidieverleningsbeschikking.

Formulieren

Onderstaande documenten zijn te vinden op MijnRVO.nl:

• Handboek POP-3 subsidie (Word)
• Bij ‘Aanvragen’ linkje naar POP-3 webportal, daar staat handleiding
• Voortgangsverslag POP-3 (Word)
• Inhoudelijk en financieel eindverslag POP-3 (Word)
• Afgeven machtiging (pdf)
• Melding voor projecten POP-3 (Word)
• Urenregistratie POP-3 (Excel)
• Verklaring Cofinanciering POP-3 (pdf)
• Indienen betaalverzoek en invulinstructie facturenoverzicht via Mijn dossier (pdf
• Indienen betaalverzoek en invulinstructie facturenoverzicht via e-mail (pdf)
• Aanvragen deelbetaling via e-mail (pdf)
• Aanvragen deelbetaling via Mijn dossier (pdf)
• Checklist Indienen vaststelling (pdf)
• Indienen aanvraag vaststelling via e-mail (pdf)
• Facturenoverzicht POP-3 Fysieke investeringen in verduurzaming (Excel)
• Facturenoverzicht POP-3 Fysieke investeringen voor innovatie en modernisering (Excel)
• Facturenoverzicht POP-3 Niet productieve investeringen water (Excel)
• Facturenoverzicht POP-3 Samenwerking in het kader van EIP (Excel)
• Facturenoverzicht POP-3 Samenwerking voor innovaties (Excel)
• Facturenoverzicht POP-3 Uitvoering van LEADER-projecten (Excel)
• Samenwerkingsovereenkomst POP-3 (Word)
• Aanvragen e-Herkenning (pdf)

Onderstaande documenten kunt u hier inzien:

• Informatie wijzigingsverzoeken versie februari 2018
• Verklaring geen financiële moeilijkheden versie januari 2018
• Checklist aanvragen deelbetaling
• Facturenoverzicht POP3 Beheerkosten
• Facturenoverzicht POP3 Kennisoverdracht
• Natuurbeheer en agrarisch natuur- en landschapsbeheer, subsidie (SNL)
• Flyer proeftuinen
• Format machtiging derden