De Awb gaat in beginsel uit van een verleningsbeschikking gevolgd door een vaststellingsbeschikking. Kortgezegd, de verleningsbeschikking vormt een voorlopige aanspraak op financiële middelen en met de vaststellingsbeschikking wordt de definitieve aanspraak op financiële middelen vastgesteld. Normaal gesproken ontvangen we een subsidieaanvraag waarop middels een beschikking (verlening of weigering) wordt beslist en na afloop van de activiteiten of het tijdvak legt de subsidieontvanger verantwoording af middels een verzoek tot vaststelling.
Op dit verzoek tot vaststelling wordt dan ook beslist middels een beschikking. Er is normaal gesproken dus sprake van minimaal 2 beschikkingen.
- Het kan zijn dat de subsidie direct is vastgesteld
- of dat wij in de verleningsbeschikking aangeven dat de subsidie door ons ambtshalve wordt vastgesteld.
In deze beide gevallen hoef je geen verzoek tot vaststelling in te dienen. In het algemeen gaat het om subsidies lager dan € 25.000,00 die ambtshalve of direct worden vastgesteld.
Moet ik een verzoek tot vaststelling indienen?
De hoofdregel is dat je verplicht bent om – na afloop van de activiteiten of het tijdvak waarvoor de subsidie is verleend – een verzoek tot vaststelling bij ons in te dienen. Je ontvangt dan eerst een verleningsbeschikking en tot slot – na beoordeling van het verzoek tot vaststelling – ontvang je van ons een vaststellingsbeschikking (dus minimaal 2 beschikkingen).
Echter, op deze hoofdregel bestaan ook 2 uitzonderingen.
- het kan zijn dat de subsidie direct is vastgesteld
- of dat wij in de verleningsbeschikking aangeven dat de subsidie door ons ambtshalve wordt vastgesteld.
In deze beide gevallen hoef je geen verzoek tot vaststelling in te dienen. In het algemeen gaat het om subsidies lager dan € 25.000,00 die ambtshalve of direct worden vastgesteld.
Als jouw subsidie door ons ambtshalve wordt vastgesteld of direct is vastgesteld, staat dit duidelijk aangegeven in de beschikking. In het geval je verplicht bent om een verzoek tot vaststelling in te dienen staat dit ook duidelijk vermeld in de verleningsbeschikking.
Wat is een ambtshalve vaststelling?
Het is mogelijk dat wij in de verleningsbeschikking hebben aangegeven, dat wij de subsidie na de subsidiabele periode ambtshalve vaststellen. Je ontvangt dan binnen 13 weken na afloop van de periode waarbinnen de activiteiten moeten zijn uitgevoerd (automatisch) van ons een vaststellingsbeschikking. De genoemde termijn van 13 weken kan langer zijn als jouw subsidie in de steekproef valt. Eventuele wijzigingen ben je verplicht om aan ons te melden. Naar aanleiding van een wijzigingsverzoek (looptijdverlenging) kan de subsidiabele periode mogelijk zijn verschoven.
Wat is een directe vaststelling?
Bij een directe vaststelling ontvang je een vaststellingsbeschikking die ook meteen de verleningsbeschikking is. Er is dus één beschikking. In principe is hiermee de besluitvorming afgerond. Het direct vaststellen is voorbehouden voor subsidies waarbij de activiteiten al zijn uitgevoerd of zekerheid bestaat dat de activiteiten op korte termijn zullen worden uitgevoerd.
Bij een subsidie die direct is vastgesteld, kunnen wij alleen in de situaties zoals beschreven in artikel 4:49 Awb de subsidievaststelling intrekken of ten nadele van de subsidie-ontvanger wijzigen.
Hoe moet ik een verzoek tot vaststelling indienen?
Een verzoek tot vaststelling moet je digitaal indienen via het Subsidieportaal. Neem contact met ons op als indiening via het Subsidieportaal (tijdelijk) niet mogelijk is.
Wanneer moet ik een verzoek tot vaststelling indienen?
In de verleningsbeschikking staat aangegeven wanneer je een verzoek tot vaststelling moet indienen. Voor subsidies, die niet direct zijn vastgesteld of ambtshalve worden vastgesteld, gelden voor de subsidiontvanger de volgende indieningstermijnen:
Boekjaarsubsidies
Uiterlijk 26 weken na afloop van het boekjaar moet een aanvraag tot vaststelling worden ingediend. Bij de verlening van een boekjaarsubsidie voor meerdere boekjaren, staat in de verleningsbeschikking aangegeven of de subsidie jaarlijks (via deelvaststellingen), dan wel na afloop van het subsidietijdvak, wordt vastgesteld. Hierbij staat dan ook aangegeven of je tussentijds een aanvraag tot vaststelling moet indienen of dat wij tussentijds de subsidie ambtshalve vaststellen (via deelvaststellingen) aan de hand van jouw periodieke gegevens.
Projectsubsidies
Uiterlijk 26 weken na de datum waarop de activiteit op grond van de subsidiebeschikking moet zijn uitgevoerd moet een aanvraag tot vaststelling worden ingediend. Mochten de activiteiten eerder afgerond zijn, dan moet binnen 26 weken na afronding van de activiteiten een aanvraag tot vaststelling worden ingediend.
Incidentele subsidies
Uiterlijk 26 weken na de datum waarop de activiteit op grond van de subsidiebeschikking moet zijn uitgevoerd moet een aanvraag tot vaststelling worden ingediend. Mochten de activiteiten eerder afgerond zijn, dan moet binnen 26 weken na afronding van de activiteiten een aanvraag tot vaststelling worden ingediend.
In de subsidieregelingen kunnen andere indieningstermijnen worden genoemd voor de aanvraag tot vaststelling. Als dat het geval is, wordt dit opgenomen in de verleningsbeschikking.
Kan ik uitstel krijgen voor het indienen van het verzoek tot vaststelling?
Je bent verplicht om een verzoek tot vaststelling in te dienen voor de datum die in de verleningsbeschikking staat vermeld. Dit betekent dat we uiterlijk op die datum verwachten een verzoek tot vaststelling te hebben ontvangen.
Mocht het onverhoopt niet lukken om een uiterste indieningdatum te halen, zoals is vastgelegd in de verleningsbeschikking, dan moet je ons zo spoedig mogelijk om uitstel vragen. Dit moet je in ieder geval doen voor de datum waarop wij het verzoek tot vaststelling verwachten. In het verzoek moet de reden van het uitstel en een voorstel voor een nieuwe datum staan. Je krijgt dan zo spoedig mogelijk bericht of wij toestemming geven voor uitstel.
Hoe vraag ik om uitstel?
De verplichting om een verzoek tot vaststelling in te dienen is opgenomen in de verleningsbeschikking. Als het niet mogelijk is om de desbetreffende datum te halen, moet je een gemotiveerd wijzigingsverzoek indienen.
Meld wijzigingen altijd schriftelijk bij de provincie onder vermelding van het nummer of kenmerk van de subsidieaanvraag. Hiervoor moet gebruik worden gemaakt van het digitale meldingsformulier via het Subsidieportaal.
Voor het geval je (tijdelijk) geen toegang hebt tot het Subsidieportaal, kun je ook een PDF-versie van het meldingsformulier op deze pagina downloaden, invullen en per post aan ons toezenden.
Wat moet ik indienen bij een verzoek tot vaststelling?
Welke informatie je moet aanleveren bij het verzoek tot vaststelling staat duidelijk vermeld in de verleningsbeschikking. De gevraagde verantwoording is afhankelijk van een aantal factoren. In de eerste plaats gaat het daarom om de hoogte van het verleende maximale subsidiebedrag en de vraag of wij de subsidie hebben verleend onder toepassing van de (oude) Asv 2013 of de (nieuwe) Asv. In de tweede plaats is dit afhankelijk van de vraag of de subsidie onder toepassing van staatssteunregels is verleend, of dat er sprake is van Europese cofinanciering.
Arrangement 1
Subsidies van minder dan € 25.000,00 worden eerst verleend en vervolgens door ons ambtshalve (automatisch) vastgesteld. In uitzonderingsgevallen worden deze subsi¬dies direct vastgesteld. In deze beide gevallen hoef je geen verzoek tot vaststelling in te dienen.
Arrangement 2
Asv
Voor subsidies vanaf € 25.000,00 tot € 125.000,00 geldt in veel gevallen een beperkte verantwoordingsplicht, dat wil zeggen dat je ter verantwoording in principe alleen een inhoudelijk verslag en beknopt financieel verslag (zonder verklaring van accountant) moet aanleveren.
Asv 2013
In het geval wij de subsidie hebben verleend onder toepassing van de (oude) Asv 2013 geldt als hoofdregel dat er alleen een inhoudelijk verslag (dus geen financieel verslag) hoeft te worden ingediend. Hiervan kan in de Asv 2013 worden afgeweken, waarbij een ‘verklaring inzake werkelijke baten en lasten’ moet worden ingediend. Hiervoor wordt gekozen als bij verlening van de subsidie teveel onzekerheid bestaat over de kosten die horen bij de activiteiten. Bijvoorbeeld als er een innovatie wordt gesubsidieerd waarvoor geen referentie- of normbedragen beschikbaar zijn. Het format van deze verklaring is te downloaden op deze pagina.
Arrangement 3
Bij subsidies vanaf € 125.000,00 geldt in veel gevallen dat je ter verantwoording een inhoudelijk verslag en een financieel verslag voorzien van een accountantsproduct moet aanleveren. Het gaat hierbij om een controleverklaring van een accountant en geen ander accountantsproduct, tenzij wij hiervan in nadere regels hebben afgeweken en vragen om een ander accountantsproduct of andere specifieke gegevens en stukken waarmee de rechtmatigheid van het financieel verslag kan worden vastgesteld. Zie verder de link naar het ‘Algemeen accountantsprotocol subsidies Zuid-Holland’.
Als staatssteunregels van toepassing zijn of als er sprake is van Europese cofinanciering, kunnen wij verplicht zijn om ook bij kleinere subsidiebedragen een volledige inhoudelijke en financiële verantwoording op te vragen.
Wat is het verschil tussen een beknopt financieel verslag en een financieel verslag?
Bij subsidies vanaf € 25.000,00 tot € 125.000,00 volstaat in veel gevallen het indienen van een zogeheten ‘beknopt’ financieel verslag. Met ‘beknopt’ wordt bedoeld dat het financieel verslag overeenkomstig de opzet van de ingediende begroting kan worden opgesteld. Het is voldoende om de totaalbedragen van de afzonderlijke posten uit de begroting te vermelden, met een toelichting ten aanzien van eventuele aanmerkelijke verschillen.
Bij subsidies vanaf € 125.000,00 moet een financieel verslag worden ingediend. Dit financieel verslag moet gedetailleerd vermelden wat de daadwerkelijke uitgaven en inkomsten met betrekking tot de subsidiabele activiteiten zijn. In het verslag vermeld je alle afzonderlijke facturen en factuurbedragen en – indien subsidiabel – geef je een volledig overzicht van gemaakte interne uren en bijbehorende uurtarieven. Eventuele aanmerkelijke verschillen, die ten opzichte van de oorspronkelijke begroting zijn ontstaan, moeten ook worden toegelicht.
Bij een boekjaarsubsidie geldt in beginsel artikel 4:76 Awb als de subsidie-ontvanger zijn inkomsten in overwegende mate ontleent aan subsidies, tenzij wij in de verleningsbeschikking anders hebben bepaald. Artikel 4:76 Awb bevat een specifieke instructie voor de inhoud van het financieel verslag bij boekjaarsubsidies aan instellingen die volledig met subsidie worden gefinancierd.
Wat is een verklaring inzake werkelijke kosten en baten?
In het geval wij de subsidie hebben verleend onder toepassing van de (oude) Asv 2013 geldt als hoofdregel dat er bij subsidies vanaf € 25.000,00 tot € 125.000,00, alleen een inhoudelijk verslag (dus geen beknopt financieel verslag) hoeft te worden ingediend. Hiervan kan in de Asv 2013 worden afgeweken, waarbij een ‘verklaring inzake werkelijke baten en lasten’ moet worden ingediend. Hiervoor wordt gekozen als bij verlening van de subsidie teveel onzekerheid bestaat over de kosten die horen bij de activiteiten. Bijvoorbeeld als er een innovatie wordt gesubsidieerd waarvoor geen referentie- of normbedragen beschikbaar zijn. Het format van deze verklaring is te downloaden op deze pagina.
Wat moet ik vermelden in het inhoudelijk verslag?
Uit het inhoudelijk verslag moet blijken in hoeverre de gesubsidieerde activiteiten zijn verricht en aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen is voldaan. In feite betreft dit het ‘eindverslag’ waarmee je verantwoording aflegt over de uitgevoerde activiteiten en het voldoen aan de verplichtingen. Het inhoudelijk verslag is in principe vormvrij. Het toevoegen van fotomateriaal kan raadzaam zijn. En dat geldt ook voor eventuele andere documenten (bijvoorbeeld opgestelde rapporten), waarmee het resultaat van de gesubsidieerde activiteiten inzichtelijk kan worden gemaakt.
In welke gevallen is een controleverklaring van een accountant verplicht?
Een verklaring van een accountant wordt verplicht gesteld vanaf een subsidiebedrag dat gelijk of hoger is dan € 125.000,00 (per subsidieverlening), tenzij in de verleningsbeschikking een andere wijze van verantwoording is aangegeven. De verklaring van de accountant is voor ons een hulpmiddel om zekerheid te verkrijgen over de financiële gegevens en de subsidie snel te kunnen vaststellen.
Ben ik nog steeds verplicht om een controleverklaring aan te leveren als de subsidiabele kosten lager uitvallen dan € 125.000,00?
De hoogte van het maximaal verleende subsidiebedrag is leidend bij de vraag of je een controleverklaring moet aanleveren en niet de hoogte van de daadwerkelijk gerealiseerde lasten. Eventueel kan – voor zover de subsidieontvanger hierom expliciet heeft verzocht – naar aanleiding van een tijdig (binnen de projectduur) ingediend wijzigingsverzoek, het maximaal verleende subsidiebedrag naar beneden worden bijgesteld. Als het gewijzigde maximale subsidiebedrag in dat geval lager uitvalt dan € 125.000,00, kun je ons verzoeken om de subsidie bij vaststelling te mogen verantwoorden zonder controleverklaring.
Beschikt de provincie over een accountantsprotocol?
Ja, de provincie beschikt over een accountantsprotocol. Dit geldt vanaf 1 januari 2025 voor alle subsidieontvangers die ter verantwoording een controleverklaring van een accountant moeten aanleveren. De subsidieontvanger is zelf verantwoordelijk voor het tijdig ter kennis stellen van dit protocol aan de accountant.
Het accountantsprotocol heeft als doel het geven van aanwijzingen omtrent de reikwijdte en de diepgang van de controle aan de accountant, die belast is met de controle van de, door de subsidieontvanger, bij de provincie Zuid-Holland in te dienen aanvraag voor subsidievaststelling.
Als voor de van toepassing zijnde subsidieregeling een afwijkend accountantsprotocol van toepassing is en eventueel een ander accountantsproduct wordt gevraagd, is dit bepaald in de betreffende subsidieregeling en vermeld in de beschikking bij de verlening.
Is het accountantsprotocol verplicht voor de accountant?
Ja, de accountant moet de controleverklaring opstellen met inachtneming van het vastgestelde accountantsprotocol. De accountant moet expliciet vermelden dat de verklaring in overeenstemming met het accountantsprotocol van de provincie Zuid-Holland is opgesteld.
Wat zijn belangrijke aandachtspunten bij de controleverklaring?
In ons accountantsprotocol staan de aanwijzingen voor de accountant opgenomen. Deze aanwijzingen moet de accountant gebruiken bij het opstellen van de verklaring.
De financiële verantwoording bestaat in beginsel uit een separaat financieel verslag, maar mag ook worden aangeleverd als onderdeel van de (geconsolideerde) jaarrekening of als bijlage bij de (geconsolideerde) jaarrekening. Bij verantwoording via de jaarrekening spreken we over ‘integrale aanlevering’. Het separaat financieel verslag, dan wel de jaarrekening bij integrale aanlevering, dienen te zijn voorzien van een controleverklaring van een accountant.
Zoals gezegd is de verklaring van de accountant voor ons een hulpmiddel om zekerheid te verkrijgen over de financiële gegevens en de subsidie snel te kunnen vaststellen. Om goed als hulpmiddel te functioneren, is het dan wel belangrijk dat de verklaring duidelijk is. Uit de verklaring moet duidelijk blijken wat de gerealiseerde baten en lasten zijn. En in het geval van een niet-goedkeurende verklaring (verklaring met een beperking, een verklaring met oordeelonthouding of een afkeurende verklaring) moet duidelijk zijn op welke bedragen dit oordeel betrekking heeft en wat hiervan de oorzaken zijn.
Op welk bedrag wordt mijn subsidie vastgesteld?
Met de vaststellingsbeschikking wordt het definitieve subsidiebedrag vastgesteld. In beginsel stellen wij die subsidie overeenkomstig de subsidieverlening vast.
Bij kleinere subsidiebedragen tot € 25.000,00 gaat het veelal om een vast bedrag (lump sum) voor een vooraf bepaalde activiteit. We kijken dan met name bij de aanvraag of de begroting realistisch is en in hoeverre de kosten en activiteiten subsidiabel zijn. Bij de vaststelling is voor ons alleen van belang om te weten of de activiteiten allemaal volgens plan zijn uitgevoerd (inclusief geldende subsidieverplichtingen) en niet wat de uiteindelijke baten en lasten zijn geweest.
In andere gevallen is de vaststelling van het subsidiebedrag afhankelijk van de werkelijke baten en lasten van de subsidiabele activiteiten en dat kan dus lager zijn dan het verleende maximale subsidiebedrag. Als de vaststelling van het subsidiebedrag afhankelijk is van de werkelijke baten en lasten, dan staat dit in de verleningsbeschikking vermeld. Als blijkt dat de totale subsidiabele lasten hoger zijn uitgevallen dan verwacht, zullen wij de subsidie in ieder geval nooit op een hoger bedrag vaststellen dan het maximale subsidiebedrag dat in de verleningsbeschikking staat vermeld.
Het is ook belangrijk om goed te lezen in de beschikking, aan de hand van welk subsidiepercentage het subsidiebedrag zal worden vastgesteld. In de meeste gevallen subsidiëren wij namelijk niet de volledige lasten.
Welke steekproeven voert de provincie uit?
Bij subsidies waarbij we geen volledige inhoudelijke en financiële verantwoording vragen, kan door ons een steekproef worden uitgevoerd. Dit betreft steekproeven die afhankelijk zijn van het risicoprofiel van de subsidie (laag, midden of hoog).
In het geval subsidies zijn aangevraagd voor 1 januari 2025 is de ‘Beleidsregel ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik bij subsidieverstrekking’ en de ‘Beleidsnotitie ter voorkoming van misbruik & oneigenlijk gebruik bij subsidieverstrekking (M&O-beleid 2016)’ van toepassing. Voor subsidies die vanaf 1 januari 2025 zijn aangevraagd is de ‘Beleidsregel toezicht en handhaving subsidieverstrekking Zuid-Holland’ van toepassing. In de genoemde beleidsregels en notitie staat ons steekproefbeleid nader omschreven. Op deze pagina tref je een link aan naar de genoemde beleidsregels en beleidsnotitie.
Subsidies aangevraagd na 1 januari 2025
Voor subsidies tot € 125.000,00 (en die niet direct zijn vastgesteld), geldt dat wij een steekproefsgewijze controle kunnen uitvoeren. De steekproef bij subsidies tot € 25.000,00 is gericht op controle van het uitvoeren van de activiteiten. Bij subsidies vanaf € 25.000,00 tot € 125.000,00 wordt een steekproef uitgevoerd, die is gericht op het controleren van de juistheid van het beknopt financieel verslag. In dat kader kan worden verzocht om alle urenlijsten, facturen en eventuele betaalbewijzen aan te leveren, die aan het beknopt financieel verslag ten grondslag zijn gelegd.
Verder kunnen wij – ongeacht de hoogte van het subsidiebedrag – steekproefsgewijs een controle uitvoeren naar het voldoen aan de verplichting tot instandhouding en het niet wijzigen van de rechtstoestand.
Subsidies aangevraagd voor 1 januari 2025
Voor subsidies tot € 125.000,00 (en die niet direct zijn vastgesteld), geldt dat wij een steekproefsgewijze controle kunnen uitvoeren. De steekproef is gericht op controle van het uitvoeren van de activiteiten.
Wat zijn mijn verplichtingen na vaststelling van de subsidie?
Ook na vaststelling van de subsidie kunnen er nog bepaalde verplichtingen gelden. Het gaat dan veelal om de verplichting om de administratie gedurende een bepaalde termijn na vaststelling te bewaren of de activiteiten gedurende een bepaalde termijn na vaststelling in stand te houden. Een dergelijke verplichting vermelden wij altijd in de beschikking.
Wat houdt de instandhoudingsverplichting in?
Dit betekent dat je verplicht bent om de activiteiten die met de subsidie tot stand zijn gekomen, gedurende een termijn van 5 jaar na vaststelling, in stand te houden. Dit betekent dat je deugdelijk beheer en onderhoud moet voeren en de activiteit geen belangrijke wijzigingen mag ondergaan die raken aan de aard of uitvoeringsvoorwaarden van de activiteit. Ook mag de rechtstoestand van roerende en onroerende zaken die met onze subsidie tot stand zijn gebracht, gedurende dezelfde termijn van 5 jaar na vaststelling, niet worden gewijzigd. Dit betekent dat je die zaken niet mag vervreemden, verhuren of met hypotheekrecht of andere zakelijke rechten mag bezwaren en ook niet geheel of gedeeltelijk aan de in aanvraag omschreven bestemming mag onttrekken. Het doel van deze verplichtingen is om ervoor te zorgen dat onze subsidies doeltreffend zijn en een duurzaam effect sorteren.
Ontheffing
Als je door bepaalde omstandigheden niet of niet meer kunt voldoen aan beide verplichtingen, dan kun je een gemotiveerd schriftelijk verzoek tot ontheffing bij ons indienen (bij voorkeur via een meldingsformulier in het Subsidieportaal of eventueel schriftelijk per post). Wij kunnen je ook ambtshalve ontheffing verlenen van deze verplichtingen, bijvoorbeeld als de activiteiten naar hun aard bezien niet geschikt zijn om in stand te houden.
In welke gevallen ben ik een vergoeding verschuldigd aan de provincie?
Voor zover het verstrekken van subsidie heeft geleid tot vermogensvorming, in de gevallen als bedoeld in artikel 4:41, tweede lid van de Awb, ben je aan ons een vergoeding verschuldigd.
Het gaat in artikel 4:41, tweede lid, Awb om de volgende situaties:
- a. de subsidieontvanger voor de gesubsidieerde activiteiten gebruikte of bestemde goederen vervreemdt of bezwaart of de bestemming daarvan wijzigt;
- b. de subsidieontvanger een schadevergoeding ontvangt voor verlies of beschadiging van voor de gesubsidieerde activiteiten gebruikte of bestemde goederen;
- c. de gesubsidieerde activiteiten geheel of gedeeltelijk worden beëindigd;
- d. de subsidieverlening of de subsidievaststelling wordt ingetrokken of de subsidie wordt beëindigd, of
- e. de rechtspersoon die de subsidie ontving wordt ontbonden.
De vergoeding wordt vastgesteld binnen één jaar nadat wij op de hoogte zijn gekomen of konden zijn van de gebeurtenis die het recht op vergoeding deed ontstaan, maar in ieder geval binnen 5 jaren na de bekendmaking van de laatste beschikking tot subsidievaststelling. Je ontvangt dan van ons een beschikking waarin wij de hoogte van de vergoeding vaststellen, die aan je ons moet betalen. De vergoedingsplicht ontstaat slechts indien er een causaal verband bestaat tussen de subsidieverlening en de vermogensvorming. Er moet een vermogenstoename hebben plaatsgevonden, waarvan vaststaat dat deze niet zou hebben plaatsgevonden indien de subsidie niet zou zijn verleend.
Ben ik verplicht om mee te werken aan een controle en inzicht te geven in mijn administratie?
Ja, je bent verplicht om mee te werken aan een door of namens ons gevorderde controle van de administratie of een ander onderzoek naar gegevens die in het kader van de subsidieverstrekking van belang kunnen worden geacht. In aanvulling op de genoemde steekproeven, kunnen we een controle ook uitvoeren naar aanleiding van een melding of anderszins verkregen informatie, dan wel met het oog op het verkrijgen van gegevens die voor een juiste subsidieverstrekking van belang zijn.
Ook ben je bent verplicht om inzage te geven in jouw administratie en inlichtingen te verstrekken die voor de beoordeling van de rechtmatigheid en de doelmatigheid van de besteding van de subsidie van belang kunnen zijn.
Wanneer wordt de extra korting (administratieve sanctie) van drie procent opgelegd?
Als feiten om omstandigheden die hebben geleid tot een lagere vaststelling niet direct en schriftelijk zijn gemeld, wordt de subsidie extra verlaagd met drie procent van het bedrag van de verlaging. Dit is een administratieve sanctie die is gekoppeld aan niet tijdig melden én een lagere vaststelling.
Om handhaving van de meldingsplicht kracht bij te zetten, verbinden wij deze consequentie aan het niet naleven van de meldingsplicht. De provincie heeft immers subsidie beschikbaar gesteld en gereserveerd voor het project dat je uitvoert. Als de subsidie niet geheel nodig is, dan valt dit vrij naar de algemene middelen. Dit betekent dat het niet zo maar opnieuw ingezet kan en mag worden voor het provinciebeleid.
Wat is het onregelmatighedenregister?
Het onregelmatighedenregister is een vertrouwelijk register van de provincie Zuid-Holland. Als je feiten en omstandigheden, die invloed hebben op de hoogte van het verleende subsidiebedrag met meer dan 50%, niet tijdig hebt gemeld, dan word je opgenomen in het provinciale onregelmatighedenregister. Met andere woorden, als we de subsidie meer dan 50% lager vaststellen dan het maximale verleende subsidiebedrag én de meldingsplicht is geschonden, dan nemen we je gegevens op in het register. De gegevens blijven vanaf het moment van registratie voor een periode van 3 jaar in het register opgenomen. Ook wordt een subsidieontvanger in het register opgenomen als we aangifte hebben gedaan bij het Openbaar Ministerie vanwege vermoedens van strafbare feiten, of als de subsidie is geweigerd of ingetrokken op grond van artikel 3 van de Wet Bibob. Registratie van deze laatste categorie geldt voor aanvragen die vanaf 1 januari 2025 zijn ontvangen.
Een registratie kan worden gebruikt voor dossiervorming ten behoeve van preventieve weigering van nieuwe subsidieaanvragen of het nemen van extra beheersmaatregelen bij lopende en nieuwe aanvragen. Het preventief weigeren van een aanvraag is trouwens een zeer zeldzame situatie en hiervan is alleen sprake bij ernstige onregelmatigheden. In de meeste gevallen kan worden volstaan met minder vergaande maatregelen of kunnen maatregelen zelfs achterwege worden gelaten. Afhankelijk van de aard en frequentie van de onregelmatigheden wordt telkens bekeken wat bij deze situatie passend is.
Bij de genoemde beheersmaatregelen gaat het om het opleggen van de verplichting om vaker voortgangsverslagen in te dienen, aanpassen bevoorschotting (opschorten of uitstellen, voorwaarden stellen, lagere bevoorschotting) en/of het uitvoeren van selecte controles.
Als je in het register wordt opgenomen informeren wij je altijd hierover in een beschikking. Zowel rechtspersonen als natuurlijke personen kunnen worden geregistreerd. Als er aanleiding voor is kunnen we ook gegevens van een eventuele gemachtigde (bijvoorbeeld intermediair) opnemen in het register. In het geval de subsidieontvanger een privaatrechtelijke rechtspersoon is, kunnen ook de gegevens van diegenen die beslissingsbevoegd zijn binnen die rechtspersoon in het register worden opgenomen.
Het register voldoet aan de voorwaarden van de ‘Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)’ en ‘Uitvoeringswet AVG (UAVG)’ en is niet openbaar. Het onregelmatighedenregister is aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).