Indienen wijzigingsverzoek (meldingsplicht)

Wat moet ik melden?

Je bent verplicht om wijzigingen in de situatie omtrent de subsidie direct aan ons te melden. Het bewust of onbewust niet, of niet tijdig, melden van wijzigingen kan nadelige gevolgen hebben voor de hoogte van het subsidiebedrag.

Welke wijzigingen in de situatie omtrent de subsidie moet je aan ons melden?

Onder wijziging in de situatie wordt in ieder geval verstaan:

1. Het niet, niet tijdig of niet geheel verrichten van de activiteiten waarvoor subsidie is verstrekt;
2. Het niet, niet tijdig of niet geheel voldoen aan verplichtingen die verbonden zijn aan de subsidie;
3. Wijzigingen van 10% of meer, of € 10.000,00 of meer, in de begrote kosten of opbrengsten, bij subsidies vanaf € 25.000,00;
4. Besluiten of procedures die gericht zijn op de beëindiging van de activiteiten waarvoor subsidie is verleend of ontbinding van de rechtspersoon aan wie subsidie is verleend;
5. Wijziging van de statuten, voor zover deze gaat over de vorm en het doel van de rechtspersoon of de vertegen­woordigingsbevoegdheid van het bestuur.

Wijzigingsbesluit

Wij beoordelen of de melding aanleiding geeft om de verstrekte subsidie aan te passen. Je ontvangt van ons dan een wijzigingsbesluit. Als je twijfelt of je een bepaalde situatie moet melden, adviseren wij om hierover contact met ons op te nemen. In het geval de melding niet relevant is voor de subsidieverstrekking, dan zullen wij je laten weten dat we de melding voor kennisgeving hebben aangenomen. In het geval dat een verzoek tot wijziging niet kan worden ingewilligd, dan moet je de activiteiten uitvoeren zoals eerder was aangegeven. Mocht dit niet mogelijk zijn, dan kan de subsidie als gevolg hiervan lager uitvallen of worden ingetrokken.

Informatiedocument

In het informatiedocument wordt de omvang van de meldingsplicht verder toegelicht. De genoemde voorbeelden van situaties, die je moet melden, zijn niet limitatief bedoeld. Het spreekt verder voor zich dat je ook andere relevante informatie, zoals een adreswijziging, wijziging van contactgegevens of wijziging van een rekeningnummer aan ons doorgeeft. Zorg dat je relevante wijzigingen voor bijvoorbeeld het Handelsregister en de Basisregistratie Personen ook direct doorgeeft aan de bevoegde instanties.

Wat is het verschil tussen een uitstelverzoek en het aanvragen van een looptijdverlenging?

Zodra je verwacht dat de activiteiten niet meer tijdig binnen de looptijd kunnen worden uitgevoerd, moet je dat aan ons melden. Het kan daarbij mogelijk zijn ons te verzoeken om de periode waarbinnen de activiteiten moeten worden uitgevoerd te wijzigen. Wij kunnen niet elk verzoek tot verlenging van de subsidiabele periode inwilligen. Als wij de subsidie op grondslag van nadere regels (subsidieregeling en/of openstellingbesluit) aan je hebben verstrekt, kan deze regelgeving een maximale periode bevatten waarbinnen de activiteiten moeten zijn uitgevoerd. Het tijdvak dat in de regelgeving is opgenomen, is een harde eindtermijn voor de realisatie van de subsidiabele activiteiten, die moet worden gehandhaafd.

Met een verzoek om uitstel wijzigt de looptijd niet. Er wordt alleen gevraagd of iets later ingeleverd mag worden, uit te stellen tot een latere datum. Op dit soort verzoeken proberen wij zo spoedig mogelijk te antwoorden. Uitstel geven is helaas niet altijd mogelijk. Soms moeten wij de subsidie die jij hebt gekregen, ook zelf verantwoorden aan anderen zoals bijvoorbeeld een Ministerie of de Europese Commissie. In die gevallen kan het zijn dat wij het verzoek om uitstel (deels) moeten weigeren. Wij hebben dan onvoldoende tijd om de gegevens te verwerken voor onze verantwoording.

Mag ik wijzigingen ook achteraf melden?

Meld wijzigingen direct wanneer de wijziging plaatsvindt. Een wijziging dien je in elk geval in binnen de (subsidiabele) uitvoeringsperiode, dus voor de einddatum van de activiteiten. Dit geldt ook in het geval als het je bijvoorbeeld niet gaat lukken om de activiteiten tijdig uit te voeren of als het je niet lukt om tijdig een verzoek tot vaststelling in te dienen. Wij verwachten dat een subsidieontvanger op de hoogte is van het belang om wijzigingen direct te melden en deze verplichting niet op zijn beloop wordt gelaten.

Wij adviseren om wijzigingen, als dit mogelijk is, vooraf te aan te vragen. Het achteraf melden van wijzigingen is voor jouw eigen risico. Het is denkbaar dat een bepaalde gevraagde wijziging niet is toegestaan en dat dit consequenties kan hebben voor de hoogte van het maximale subsidiebedrag.

Hoe meld ik wijzigingen?

Meld wijzigingen altijd schriftelijk bij de provincie onder vermelding van het nummer of kenmerk van de subsidieaanvraag. Hiervoor kan – bij voorkeur – gebruik worden gemaakt van de digitale wijzigingsopties via het Subsidieportaal.

Wij hebben de digitale weg opengesteld voor bestuurlijk verkeer, mits gebruik wordt gemaakt van een digitaal contactformulier of online aanvraagformulier, zoals deze worden aangeboden in het Subsidieportaal. Dit betekent dat het niet is toegestaan om meldingen per mailbericht in te dienen.

Voor het geval je (tijdelijk) geen toegang hebt tot het Subsidieportaal, kun je ook de PDF-versie van het meldingsformulier downloaden, invullen en per post aan ons toezenden.

Wat zijn de gevolgen van het niet (tijdig) melden?

Het is subsidieontvangers in ieder geval niet toegestaan om naar eigen inzicht zelf over te gaan tot wijziging van de gesubsidieerde activiteiten of de wijze waarop de gesubsidieerde activiteiten worden verricht. Immers, op basis van jouw informatie bij de aanvraag hebben wij de subsidie aan je verstrekt. Daarnaast bestaat het risico dat bepaalde activiteiten of kosten niet-subsidiabel zijn onder de desbetreffende regelgeving of anderzijds niet zijn toegestaan.

Je bent verplicht om wijzigingen in de situatie omtrent de subsidie direct aan ons te melden. Het bewust of onbewust niet, of niet tijdig, melden van wijzigingen kan nadelige gevolgen hebben voor de hoogte van het subsidiebedrag.

Welke gevolgen het niet (tijdig) melden van wijzigingen heeft is natuurlijk afhankelijk van de situatie. Als blijkt dat activiteiten waarvoor subsidie is verstrekt niet of niet geheel zijn verricht, dan is er een grote kans dat het subsidiebedrag lager zal uitvallen dan het oorspronkelijk verleende maximale subsidiebedrag. In het geval de subsidies via een tendersysteem zijn verdeeld, kan een ingrijpende (wezenlijke) wijziging van de resultaten ertoe leiden dat zelfs elke aanspraak op subsidie komt te vervallen.

Het niet (tijdig) melden kan – afhankelijk van de situatie – de volgende gevolgen hebben:

• Je krijgt minder of geen
• Als feiten of omstandigheden die hebben geleid tot een lagere vaststelling niet direct en schriftelijk zijn gemeld, wordt de subsidie extra verlaagd met 3% over het bedrag van de verlaging.
• Je kunt worden opgenomen in het onregelmatighedenregister.
• We kunnen extra beheersmaatregelen nemen bij jouw lopende en nieuwe aanvragen.

Wanneer wordt de extra korting (administratieve sanctie) van 3% opgelegd?

Als feiten om omstandigheden die hebben geleid tot een lagere vaststelling niet direct en schriftelijk zijn gemeld, wordt de subsidie extra verlaagd met 3% van het bedrag van de verlaging. Dit is een administratieve sanctie die is gekoppeld aan niet tijdig melden én een lagere vaststelling.

Om handhaving van de meldingsplicht kracht bij te zetten, verbinden wij deze consequentie aan het niet naleven van de meldingsplicht. De provincie heeft immers subsidie beschikbaar gesteld en gereserveerd voor het project dat je uitvoert. Als de subsidie niet geheel nodig is, dan valt dit vrij naar de algemene middelen. Dit betekent dat het niet zo maar opnieuw ingezet kan en mag worden voor het provinciebeleid.

Wat is het onregelmatighedenregister?

Het onregelmatighedenregister is een vertrouwelijk register van de provincie Zuid-Holland. Als je feiten en omstandigheden, die invloed hebben op de hoogte van het verleende subsidiebedrag met meer dan 50%, niet tijdig hebt gemeld, dan word je opgenomen in het provinciale onregelmatighedenregister. Met andere woorden, als we de subsidie meer dan 50% lager vaststellen dan het maximale verleende subsidiebedrag en de meldingsplicht is geschonden, dan nemen we je gegevens op in het register. De gegevens blijven vanaf het moment van registratie voor een periode van 3 jaar in het register opgenomen. Ook wordt een subsidieontvanger in het register opgenomen als we aangifte hebben gedaan bij het Openbaar Ministerie vanwege vermoedens van strafbare feiten, of als de subsidie is geweigerd of ingetrokken op grond van artikel 3 van de Wet Bibob.

Een registratie kan worden gebruikt voor dossiervorming ten behoeve van preventieve weigering van nieuwe subsidie-aanvragen of het nemen van extra beheersmaatregelen bij lopende en nieuwe aanvragen. Het preventief weigeren van een aanvraag is trouwens een zeer zeldzame situatie en hiervan is alleen sprake bij ernstige onregelmatigheden. In de meeste gevallen kan worden volstaan met minder vergaande maatregelen of kunnen maatregelen zelfs achterwege worden gelaten. Afhankelijk van de aard en frequentie van de onregelmatigheden wordt telkens bekeken wat bij deze situatie passend is.

Bij de genoemde beheersmaatregelen gaat het om het opleggen van de verplichting om vaker voortgangsverslagen in te dienen, aanpassen bevoorschotting (opschorten of uitstellen, voorwaarden stellen, lagere bevoorschotting) en/of het uitvoeren van selecte controles.

Als je in het register wordt opgenomen informeren wij je altijd hierover in een beschikking. Zowel rechtspersonen als natuurlijke personen kunnen worden geregistreerd. Als er aanleiding voor is kunnen we ook gegevens van een eventuele gemachtigde (bijvoorbeeld intermediair) opnemen in het register. In het geval de subsidie-ontvanger een privaatrechtelijke rechtspersoon is, kunnen ook de gegevens van diegenen die beslissingsbevoegd zijn binnen die rechtspersoon in het register worden opgenomen.

Het register voldoet aan de voorwaarden van de ‘Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)’ en ‘Uitvoeringswet AVG (UAVG)’ en is niet openbaar. Het onregelmatighedenregister is aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

Voor welke handelingen moet je toestemming vragen als we een boekjaarstudie aan je hebben verleend?

Let op: De onderstaande informatie is alleen van belang als we een boekjaarsubsidie aan je hebben verleend.

In beginsel hebben wij afdeling 4.2.8 Awb van toepassing verklaard op per boekjaar verstrekte subsi­dies vanaf € 125.000,00, tenzij wij anders bepalen. Dit betekent overigens nog niet dat hiermee artikel 4:71 en 4:72 Awb automatisch ook van toepassing zijn. Deze twee artikelen uit afdeling 4.2.8 zijn alleen (geheel of deels) van toepassing als dat in onze regelgeving of de verleningsbeschikking staat vermeld.

Voor de handelingen genoemd in artikel 4:71 Awb heb je toestemming nodig van ons, tenzij wij anders bepalen (bijvoorbeeld slechts voor een deel van de handelingen toestemming nodig). Het gaat in artikel 4:71 Awb om de volgende handelingen van de subsidie-ontvanger:

1. het oprichten van dan wel deelnemen in een rechtspersoon;
2. het wijzigen van de statuten;
3. het in eigendom verwerven, het vervreemden of het bezwaren van registergoederen, indien zij mede zijn verworven door middel van de subsidiegelden, dan wel de lasten daarvoor mede worden bekostigd uit de subsidiegelden;
4. het aangaan en beëindigen van overeenkomsten tot verkrijging, vervreemding of bezwaring van registergoederen of tot huur, verhuur of pacht daarvan, indien deze goederen geheel of gedeeltelijk zijn verworven door middel van de subsidie dan wel de uitgaven daarvoor mede zijn bekostigd uit de subsidie;
5. het aangaan van kredietovereenkomsten en van overeenkomsten van geldlening;
6. het aangaan van overeenkomsten waarbij de subsidie-ontvanger zich verbindt tot zekerheidsstelling met inbegrip van zekerheidsstelling voor schulden van derden of waarbij hij zich als borg of hoofdelijk mede- schuldenaar verbindt of zich voor een derde sterk maakt;
7. het vormen van fondsen en reserveringen;
8. het vaststellen of wijzigen van tarieven voor door de subsidie-ontvanger in de gewone uitoefening van zijn gesubsidieerde activiteiten te verrichten prestaties;
9. het ontbinden van de rechtspersoon;
10. het doen van aangifte tot zijn faillissement of het aanvragen van zijn surséance van betaling.

Als je toestemming nodig hebt van ons voor een bepaalde handeling, zullen wij binnen 4 weken op een dergelijk verzoek beslissen. In het geval dat nodig is, kunnen wij de beslissing met 4 weken verdagen. Het verlenen of weigeren van toestemming is een besluit in de zin van de Awb. Een verzoek tot toestemming kun je indienen middels het digitale meldingsformulier via het Subsidieportaal of per post met gebruikmaking van de PDF-versie van het meldingsformulier. Een verzoek om toestemming moet in ieder geval zo spoedig als mogelijk worden ingediend. Het achterwege laten van het vragen van toestemming kan nadelige gevolgen hebben voor de hoogte van het subsidiebedrag.

Ongeacht eventuele handelingen die vallen onder de toestemmingsvereiste, moet je een voorgenomen beëindiging van de activiteiten, ontbinding van de rechtspersoon of wijziging van de statuten (vorm en het doel van de rechtspersoon of de vertegenwoordigingsbevoegdheid van het bestuur), in ieder geval altijd aan ons melden (zie meldingsplicht).

Hoe vraag je bij een boekjaarsubsidie toestemming voor handelingen die vallen onder het toestemmingsvereiste?

Let op: De onderstaande informatie is alleen van belang als we een boekjaarsubsidie aan je hebben verleend.

Een verzoek tot toestemming kun je indienen middels het digitale meldingsformulier via het Subsidieportaal of per post met gebruikmaking van de PDF-versie van het meldingsformulier op onze website. Een verzoek om toestemming moet in ieder geval zo spoedig als mogelijk worden ingediend. Het achterwege laten van het vragen van toestemming kan nadelige gevolgen hebben voor de hoogte van het subsidiebedrag.