Meldingsplicht

Wat moet ik melden?

Als de activiteiten of prestatie waarvoor u subsidie ontvangt niet, niet tijdig of niet geheel kunnen worden uitgevoerd, moet u dat melden bij de provincie. Ook als u de verplichtingen die verbonden zijn aan de subsidie niet na kunt komen, moet u dat melden bij de provincie.

Dit is bijvoorbeeld het geval bij:

• wijziging van activiteiten of prestaties
• vertraging in de in te dienen voortgangrapportages
• wijzigingen in de subsidiabele kosten
• substantiële wijzigingen in de begroting
• stopzetting van het project of activiteiten
• ontbinding van de rechtspersoon
• wijziging in de financiële en organisatorische verhoudingen met derden
• wijziging in de statuten

De provincie beoordeelt dan of de wijziging aanleiding geeft om de subsidie aan te passen. U ontvangt dan een wijzigingsbeschikking.

Vertraging in de looptijd van de subsidiabele activiteiten

De subsidiabele activiteiten dienen in de meeste gevallen op grond van een subsidieregeling binnen een bepaalde periode gerealiseerd te worden. Wanneer dit niet binnen die periode lukt, zal de subsidie (deels) lager worden vastgesteld. Het uitbetaalde bedrag zal dan geheel of gedeeltelijk worden teruggevorderd.

In de aanvraag is een looptijd van de subsidiabele activiteiten aangegeven. In de verleningsbeschikking is aangegeven dat een wijziging hiervan per ommegaande gemeld moet worden. Het is voor de provincie namelijk belangrijk om zo goed te kunnen voorspellen wanneer doelen en prestaties worden bereikt.

Let wel: de subsidiabele activiteiten dienen in elk geval te zijn gerealiseerd binnen de periode die is vermeld in de subsidieregeling. Dit staat los van de aangegeven periode uit de aanvraag. De periode die in de subsidieregeling is opgenomen is een harde eindtermijn voor de realisatie van de subsidiabele activiteiten die zal worden gehandhaafd.

Wanneer in de subsidieregeling geen maximale periode is opgenomen waarbinnen de subsidiabele activiteiten gerealiseerd moeten worden, geldt de periode zoals die is opgenomen in de verleningsbeschikking, conform uw aanvraag.

In de verleningsbeschikking is aangegeven dat een wijziging van deze looptijd per ommegaande gemeld moet worden. Het is voor de provincie namelijk belangrijk om zo goed te kunnen voorspellen wanneer doelen en prestaties worden bereikt.

De provincie beoordeelt of de wijziging aanleiding geeft om de subsidie aan te passen. U ontvangt dan een wijzigingsbeschikking. Wanneer de activiteiten niet binnen die periode gerealiseerd kunnen worden, kan de subsidie (deels) lager worden vastgesteld. Het uitbetaalde bedrag zal dan geheel of gedeeltelijk worden teruggevorderd.

Wanneer moet ik wijzigingen melden?

Meld wijzigingen in principe onverwijld wanneer de wijziging plaatsvindt. In elk geval binnen de projectperiode, dus voor de einddatum van het project. De provincie kan dan, indien nodig en mogelijk, de subsidieverlening aanpassen. Wijzigingen aangeven bij de aanvraag tot vaststelling van de subsidie is te laat.

Hoe meld ik wijzigingen?

Meld wijzigingen schriftelijk, dat wil zeggen per brief of met het meldingsformulier, bij de provincie onder vermelding van het dossiernummer dat u in de beschikking vindt. Geef duidelijk aan wat er wijzigt en waarom. Geef ook aan of u een wijziging van de subsidie wenst. Bijvoorbeeld als het project langer duurt dan voorzien, wilt u misschien de einddatum van de subsidie laten aanpassen. Of wanneer afgesproken prestaties niet zullen worden uitgevoerd, wilt u misschien de subsidie naar beneden laten bijstellen. U vindt het meldingsformulier op deze pagina.

Gelet op artikel 2:13 juncto 2:15 van de Awb hebben wij bij besluit van 2 juli 2013, gepubliceerd in het Provinciaal Blad 158 van 7 augustus 2013, de elektronische weg opengesteld voor bestuurlijk verkeer, mits gebruik wordt gemaakt van een digitaal contactformulier of online aanvraagformulier, zoals deze worden aangeboden op de provinciale website. Dit betekent dat u niet per e-mail wijzigingen kunt doorgeven maar dat u hiervoor het digitale meldingsformulier dient te gebruiken.

Heeft u uw subsidieaanvraag ingediend met het generieke subsidieformulier, dan kunt u het verzoek tot wijziging ook indienen via het e-formulier subsidiecorrespondentie (zie rechterkolom).

Wat gebeurt er als ik iets niet (tijdig) meld?

Wanneer u wijzigingen niet tijdig meldt, gaan wij over tot handhaving. U loopt dan de volgende risico's:

• u krijgt minder subsidie, en
• de subsidie wordt met 3% van het bedrag van de verlaging extra gekort;
• u kunt controle van ons krijgen bij lopende of toekomstige subsidieaanvragen;
• u kunt worden opgenomen in het register ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik bij subsidieverstrekking.

Wat is het register ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik bij subsidieverstrekking?

Het register is een vertrouwelijk provinciaal register waarin subsidieontvangers worden opgenomen waarvan is gebleken dat zij wijziging van feiten en omstandigheden, die invloed hebben op de hoogte van het verleende subsidiebedrag met meer dan 50%, niet tijdig hebben gemeld.

Doelstelling van de registratie is om inzicht te verkrijgen in de risico’s, die kunnen leiden tot herhaald of nieuw misbruik of oneigenlijk gebruik van subsidies en om hierop te anticiperen en misbruik en oneigenlijk gebruik bij subsidies zoveel mogelijk te beperken. Een registratie kan worden gebruikt voor dossiervorming ten behoeve van preventieve weigering van subsidieverlening. Ook kunnen andere maatregelen worden getroffen zoals het select aanwijzen van verstrekte subsidies voor een (steekproef)controle.

Als u in het register wordt opgenomen informeren wij u hierover in de vaststellingsbeschikking. Zowel rechtspersonen als natuurlijke personen kunnen worden geregistreerd. Indien de subsidie is aangevraagd door een gemachtigde, tussenpersoon of bemiddelingsbureau, dan wordt deze ook geregistreerd. De gegevens blijven vanaf het moment van registratie voor een periode van 3 jaar in het provinciale register opgenomen. Het register voldoet aan de voorwaarden van de Wet Bescherming persoonsgegevens en is niet openbaar.