Meldingsplicht

Voor elke subsidieontvanger geldt de meldingsplicht. Wanneer er na verlening van de subsidie iets verandert in het project moet je dit aan ons melden.

Hier lees je wat je moet melden en wanneer. Ook lees je wat de gevolgen kunnen zijn als je wijzigingen niet meldt.

Wat moet ik melden?

Als de activiteiten of prestatie waarvoor je subsidie ontvangt niet, niet tijdig of niet geheel kunnen worden uitgevoerd, moet je dat melden bij de provincie. Ook als je de verplichtingen die verbonden zijn aan de subsidie niet na kunt komen, moet je dat melden bij de provincie.

Dit is bijvoorbeeld het geval bij:

wijziging van activiteiten of prestaties
vertraging in de in te dienen voortgangrapportages
wijzigingen in de subsidiabele kosten
substantiële wijzigingen in de begroting
stopzetting van het project of activiteiten
ontbinding van de rechtspersoon
wijziging in de financiële en organisatorische verhoudingen met derden
wijziging in de statuten

De provincie beoordeelt dan of de wijziging aanleiding geeft om de subsidie aan te passen. Je ontvangt dan een wijzigingsbeschikking.

Vertraging in de looptijd van de subsidiabele activiteiten

De subsidiabele activiteiten dienen in de meeste gevallen op grond van een subsidieregeling binnen een bepaalde periode gerealiseerd te worden. Wanneer dit niet binnen die periode lukt, zal de subsidie (deels) lager worden vastgesteld. Het uitbetaalde bedrag zal dan geheel of gedeeltelijk worden teruggevorderd.

In de aanvraag is een looptijd van de subsidiabele activiteiten aangegeven. In de verleningsbeschikking is aangegeven dat een wijziging hiervan per ommegaande gemeld moet worden. Het is voor de provincie namelijk belangrijk om zo goed te kunnen voorspellen wanneer doelen en prestaties worden bereikt.

Let wel: de subsidiabele activiteiten dienen in elk geval te zijn gerealiseerd binnen de periode die is vermeld in de subsidieregeling. Dit staat los van de aangegeven periode uit de aanvraag. De periode die in de subsidieregeling is opgenomen is een harde eindtermijn voor de realisatie van de subsidiabele activiteiten die zal worden gehandhaafd.

Wanneer in de subsidieregeling geen maximale periode is opgenomen waarbinnen de subsidiabele activiteiten gerealiseerd moeten worden, geldt de periode zoals die is opgenomen in de verleningsbeschikking, conform jouw aanvraag.

In de verleningsbeschikking is aangegeven dat een wijziging van deze looptijd per ommegaande gemeld moet worden. Het is voor de provincie namelijk belangrijk om zo goed te kunnen voorspellen wanneer doelen en prestaties worden bereikt.

De provincie beoordeelt of de wijziging aanleiding geeft om de subsidie aan te passen. Je ontvangt dan een wijzigingsbeschikking. Wanneer de activiteiten niet binnen die periode gerealiseerd kunnen worden, kan de subsidie (deels) lager worden vastgesteld. Het uitbetaalde bedrag zal dan geheel of gedeeltelijk worden teruggevorderd.

Wijziging in uit te voeren activiteiten of te behalen prestaties

Indien door omstandigheden de activiteiten aangepast moeten worden of de prestaties niet te behalen zijn en aangepast moeten worden, dan is melding verplicht. U dient aan te geven wat niet gerealiseerd kan worden en waarom het niet gerealiseerd kan worden. U mag alternatieven aanbieden voor de niet uit te voeren of aan te passen activiteiten en/of prestaties. Geef hierbij ook aan wat de financiële consequenties zijn van de alternatieve activiteiten/prestaties.
De provincie beoordeelt of de wijziging aanleiding geeft om de subsidie aan te passen. Je ontvangt dan een wijzigingsbeschikking. Wanneer de activiteiten niet uitgevoerd kunnen en de alternatieven niet geaccepteerd worden, kan de subsidie (deels) lager worden vastgesteld. Het uitbetaalde bedrag zal dan geheel of gedeeltelijk worden teruggevorderd.

Wijzigingen in de begroting – over- en onderschrijdingen

Als er meevallers of tegenvallers in de begroting zijn van meer dan 10% of groter dan € 10.000 dan dient dit gemeld te worden. Bij meerdere meevallers, waardoor de subsidiehoogte in gevaar kan komen (daar waar de provincie vaststelt op een percentage van de werkelijke en door de provincie als subsidiabel aangemerkte kosten), is het zeker verstandig om te melden. Van belang is ook om aan te geven of er mogelijkheden zijn om extra activiteiten/prestaties binnen de beschikbaar gestelde subsidie te kunnen realiseren. De provincie heeft immers subsidie beschikbaar gesteld en gereserveerd voor het project dat u uitvoert. Als de subsidie niet geheel nodig is, dan valt dit vrij naar de algemene middelen. Dit betekent dat het niet zo maar opnieuw ingezet kan en mag worden voor het provinciebeleid.

De provincie beoordeelt of de aanvullende activiteiten/prestaties aanleiding geeft om de subsidie aan te passen. Je ontvangt dan een wijzigingsbeschikking. Wanneer de kosten blijvend lager zijn, kan de subsidie (deels) lager worden vastgesteld. Het uitbetaalde bedrag zal dan geheel of gedeeltelijk worden teruggevorderd.

Andere wijzigingen die van belang zijn

Het kan zijn dat er ook andere wijzigingen zijn die van belang zijn voor de subsidie zoals een omgevingsvergunning waar bezwaren tegen in zijn gebracht of besluiten van andere overheden of instanties die jouw project raken.
Ook dit zijn meldingen die de provincie graag zo spoedig mogelijk ontvangt zodat beoordeeld kan worden hoe dit de subsidie raakt.

Wanneer moet ik wijzigingen melden?

Meld wijzigingen in principe onverwijld wanneer de wijziging plaatsvindt. In elk geval binnen de projectperiode, dus voor de einddatum van het project. De provincie kan dan, indien nodig en mogelijk, de subsidieverlening aanpassen. Wijzigingen aangeven bij de aanvraag tot vaststelling van de subsidie is te laat.

Hoe meld ik wijzigingen?

Meld wijzigingen schriftelijk, dat wil zeggen met het meldingsformulier op het subsidieportaal. Geef duidelijk aan wat er wijzigt en waarom. Geef ook aan of je een wijziging van de subsidie wenst. Bijvoorbeeld als het project langer duurt dan voorzien, wil je misschien de einddatum van de subsidie laten aanpassen. Of wanneer afgesproken prestaties niet zullen worden uitgevoerd, wil je misschien de subsidie naar beneden laten bijstellen.

Gelet op artikel 2:13 juncto 2:15 van de Awb hebben wij bij besluit van 2 juli 2013, gepubliceerd in het Provinciaal Blad 158 van 7 augustus 2013, de elektronische weg opengesteld voor bestuurlijk verkeer, mits gebruik wordt gemaakt van een digitaal contactformulier of online aanvraagformulier, zoals deze worden aangeboden in het subsidieportaal. Dit betekent dat je niet per e-mail wijzigingen kunt doorgeven maar dat je hiervoor het digitale meldingsformulier dient te gebruiken.

Wat gebeurt er als ik iets niet (tijdig) meld?

Wanneer je wijzigingen niet tijdig meldt, gaan wij over tot handhaving. Je loopt dan de volgende risico's:

je krijgt minder subsidie, en
de subsidie wordt met 3% van het bedrag van de verlaging extra gekort;
je kunt controle van ons krijgen bij lopende of toekomstige subsidieaanvragen;
je kunt worden opgenomen in het register ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik bij subsidieverstrekking.

Wat is het register ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik bij subsidieverstrekking?

Het register is een vertrouwelijk provinciaal register waarin subsidieontvangers worden opgenomen waarvan is gebleken dat zij wijziging van feiten en omstandigheden, die invloed hebben op de hoogte van het verleende subsidiebedrag met meer dan 50%, niet tijdig hebben gemeld.

Doelstelling van de registratie is om inzicht te verkrijgen in de risico’s, die kunnen leiden tot herhaald of nieuw misbruik of oneigenlijk gebruik van subsidies en om hierop te anticiperen en misbruik en oneigenlijk gebruik bij subsidies zoveel mogelijk te beperken. Een registratie kan worden gebruikt voor dossiervorming ten behoeve van preventieve weigering van subsidieverlening. Ook kunnen andere maatregelen worden getroffen zoals het select aanwijzen van verstrekte subsidies voor een (steekproef)controle.

Als je in het register wordt opgenomen informeren wij je hierover in de vaststellingsbeschikking. Zowel rechtspersonen als natuurlijke personen kunnen worden geregistreerd. Indien de subsidie is aangevraagd door een gemachtigde, tussenpersoon of bemiddelingsbureau, dan wordt deze ook geregistreerd. De gegevens blijven vanaf het moment van registratie voor een periode van 3 jaar in het provinciale register opgenomen. Het register voldoet aan de voorwaarden van de Wet Bescherming persoonsgegevens en is niet openbaar.