Verantwoording subsidie

Tussentijdse verantwoording

Als u voor een langere periode (meer dan 1 jaar) subsidie ontvangt, dient u zich tussentijds te verantwoorden over de voortgang. Het initiatief voor de verantwoording ligt bij de subsidieontvanger. Wanneer u de tussenrapportage niet tijdig in kunt sturen en u dit niet aan ons meldt, kan dit consequenties hebben voor de uiteindelijke hoogte van de subsidie.

U beschrijft in de tussenrapportage de voortgang van uw project. U geeft hierbij aan in hoeverre de uitvoering van uw project volgens planning en conform het projectplan verloopt, zowel inhoudelijk als financieel. Voortgangsrapportages zijn vormvrij.

Als er wijzigingen zijn, moet u dit aan ons melden. U kunt hiervoor gebruik maken van ons Meldingsformulier. Meer informatie over het melden van wijzigingen leest u onder Meldingsplicht.

Voorgangsrapportages, meldingsformulieren (en andere correspondentie) dient u per post in (onder vermelding van het dossiernummer). Als u echter uw subsidieaanvraag heeft ingediend via ons e-formulier, dan kunt u voortgangsrapportages, meldingsformulieren (en andere correspondentie) ook indienen via het e-formulier subsidiecorrespondentie.

Eindverantwoording en vaststelling

Wanneer u subsidie hebt ontvangen, moet u in een aantal gevallen achteraf een verantwoording overleggen. In de verleningsbeschikking staat precies wat wij aan verantwoording verwachten. De mate van verantwoording en de vorm ervan is onder andere afhankelijk van de hoogte van de subsidie (arrangementensystematiek).

De arrangementensystematiek geldt alleen voor aanvragen die na 1 juli 2013 zijn ingediend en die niet vallen onder de Sisa-verantwoordingssystematiek of Europese regelgeving. Wanneer uw aanvraag van eerdere datum is geldt de (oude) Algemene Subsidieverordening Zuid Holland. In de beschikking kunt u lezen welke verordening van toepassing is en wat er precies van u wordt verwacht aan verantwoording.

Subsidies tot €25.000 (arrangement 1):

direct vaststellen

Wanneer de subsidie lager is dan €25.000 wordt de subsidie bij verlening gelijk vastgesteld. U hoeft dan achteraf in principe geen verantwoording in te dienen. Wel vindt er steekproefsgewijs controle plaats en wordt in dat geval om een verantwoording verzocht over de geleverde prestatie.

Subsidies van €25.000 tot €125.000 (arrangement 2):

verantwoording over de prestaties

Wanneer de subsidie tussen €25.000 en €125.000 bedraagt, moet u altijd een aanvraag tot vaststelling indienen, tenzij uit de subsidieregeling of beschikking blijkt dat u dat niet hoeft te doen. Dit moet uiterlijk binnen 26 weken nadat de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend zijn afgerond of binnen een in de regeling gestelde termijn. Deze aanvraag tot vaststelling bevat een inhoudelijk verslag waaruit blijkt dat:

• de activiteiten waarvoor subsidie is verleend zijn verricht
• aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen is voldaan

Verklaring betreffende werkelijke baten en lasten

Soms komt het voor dat door de aard van de activiteiten van te voren geen realistische begroting gemaakt kan worden. Als dat zo is kan de provincie bepalen dat de subsidieontvanger met een verklaring betreffende werkelijke baten en lasten mag aantonen dat de activiteiten zijn verricht. U maakt hiervoor gebruik van het formulier Verklaring inzake werkelijke baten en lasten, rechts bovenaan deze pagina.

Subsidies vanaf €125.000 (arrangement 3):

verantwoording over de lasten en prestaties

Wanneer de subsidie €125.000 of hoger is moet de subsidieontvanger in principe een aanvraag tot vaststelling indienen. Dit moet uiterlijk binnen 26 weken nadat de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend zijn afgerond of binnen een in de beschikking gestelde termijn. Deze aanvraag tot vaststelling bevat:

• een inhoudelijk verslag
• een kostenverantwoording, aangevuld met een controleverklaring, die voldoet aan het controleprotocol. Het controleprotocol vindt u rechts bovenaan deze pagina

Inhoudelijk verslag

Uit het inhoudelijke verslag blijkt dat:

• de activiteiten waarvoor subsidie is verleend zijn verricht
• aan de subsidie verbonden, verplichtingen is voldaan

Kostenverantwoording

Uit de kostenverantwoording blijkt:

• wat het totale bedrag van de gerealiseerde subsidiabele kosten is
• wat, indien van toepassing, de reserve is
• wat het totale bedrag van de gerealiseerde baten, inclusief de bijdrage van derden is
• wat het totale bedrag van de gerealiseerde eigen bijdrage is
• een verschillenanalyse, dwz een zichtbare vergelijking van de verklaring van werkelijke baten en lasten en de begroting, waarbij verschillen van meer dan 10% of €10.000,- worden toegelicht

Gedeputeerde Staten vragen aanvullend hierop een controleverklaring. De controleverklaring moet worden aangeleverd volgens het controle-protocol.