Verantwoording subsidie

Tussentijdse verantwoording

Als je voor een langere periode (meer dan 1 jaar) subsidie ontvangt, dien je je tussentijds te verantwoorden over de voortgang. Het initiatief voor de verantwoording ligt bij de subsidieontvanger. Wanneer je de tussenrapportage niet tijdig in kunt sturen en je dit niet aan ons meldt, kan dit consequenties hebben voor de uiteindelijke hoogte van de subsidie.

Je beschrijft in de tussenrapportage de voortgang van jouw project. Je geeft hierbij aan in hoeverre de uitvoering van jouw project volgens planning en conform het projectplan verloopt, zowel inhoudelijk als financieel. Voortgangsrapportages zijn vormvrij.

Als er wijzigingen zijn, moet je dit aan ons melden. Je kunt hiervoor gebruikmaken van ons Meldingsformulier. Meer informatie over het melden van wijzigingen lees je onder Meldingsplicht.

Voorgangsrapportages, meldingsformulieren (en andere correspondentie) dien je per post in (onder vermelding van het dossiernummer). Als je echter jouw subsidieaanvraag hebt ingediend via ons e-formulier, dan kun je voortgangsrapportages, meldingsformulieren (en andere correspondentie) ook indienen via ons e-formulier subsidiecorrespondentie.

Gemachtigde namens de particulier:
E-formulier subsidiecorrespondentie

Eindverantwoording en vaststelling

Wanneer je subsidie hebt ontvangen, moet je in een aantal gevallen achteraf een verantwoording overleggen. In de verleningsbeschikking staat precies wat wij aan verantwoording verwachten. De mate van verantwoording en de vorm ervan is onder andere afhankelijk van de hoogte van de subsidie (arrangementensystematiek).

De arrangementensystematiek geldt alleen voor aanvragen die na 1 juli 2013 zijn ingediend en die niet vallen onder de Sisa-verantwoordingssystematiek of Europese regelgeving. Wanneer jouw aanvraag van eerdere datum is geldt de (oude) Algemene Subsidieverordening Zuid Holland. In de beschikking kun je lezen welke verordening van toepassing is en wat er precies van jou wordt verwacht aan verantwoording.

Subsidies tot €25.000 (arrangement 1):

direct vaststellen

Wanneer de subsidie lager is dan €25.000 wordt de subsidie bij verlening gelijk vastgesteld. Je hoeft dan achteraf in principe geen verantwoording in te dienen. Wel vindt er steekproefsgewijs controle plaats en wordt in dat geval om een verantwoording verzocht over de geleverde prestatie.

Subsidies van €25.000 tot €125.000 (arrangement 2):

verantwoording over de prestaties

Wanneer de subsidie tussen €25.000 en €125.000 bedraagt, moet je altijd een aanvraag tot vaststelling indienen, tenzij uit de subsidieregeling of beschikking blijkt dat je dat niet hoeft te doen. Dit moet uiterlijk binnen 26 weken nadat de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend zijn afgerond of binnen een in de regeling gestelde termijn. Deze aanvraag tot vaststelling bevat een inhoudelijk verslag waaruit blijkt dat:

• de activiteiten waarvoor subsidie is verleend zijn verricht
• aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen is voldaan

Verklaring betreffende werkelijke baten en lasten

Soms komt het voor dat door de aard van de activiteiten van te voren geen realistische begroting gemaakt kan worden. Als dat zo is kan de provincie bepalen dat de subsidieontvanger met een verklaring betreffende werkelijke baten en lasten mag aantonen dat de activiteiten zijn verricht. Je maakt hiervoor gebruik van het formulier Verklaring inzake werkelijke baten en lasten, rechts bovenaan deze pagina.

Subsidies vanaf €125.000 (arrangement 3):

verantwoording over de lasten en prestaties

Wanneer de subsidie €125.000 of hoger is moet de subsidieontvanger in principe een aanvraag tot vaststelling indienen. Dit moet uiterlijk binnen 26 weken nadat de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend zijn afgerond of binnen een in de beschikking gestelde termijn. Deze aanvraag tot vaststelling bevat:

• een inhoudelijk verslag
• een kostenverantwoording, aangevuld met een controleverklaring, die voldoet aan het controleprotocol. Het controleprotocol vind je rechts bovenaan deze pagina

Inhoudelijk verslag

Uit het inhoudelijke verslag blijkt dat:

• de activiteiten waarvoor subsidie is verleend zijn verricht
• aan de subsidie verbonden, verplichtingen is voldaan

Kostenverantwoording

Uit de kostenverantwoording blijkt:

• wat het totale bedrag van de gerealiseerde subsidiabele kosten is
• wat, indien van toepassing, de reserve is
• wat het totale bedrag van de gerealiseerde baten, inclusief de bijdrage van derden is
• wat het totale bedrag van de gerealiseerde eigen bijdrage is
• een verschillenanalyse, dwz een zichtbare vergelijking van de verklaring van werkelijke baten en lasten en de begroting, waarbij verschillen van meer dan 10% of €10.000 worden toegelicht

Gedeputeerde Staten vragen aanvullend hierop een controleverklaring. De controleverklaring moet worden aangeleverd volgens het controle-protocol.