Besluit vervanging archiefbescheiden mandaattaken Omgevingsdienst West-Holland

De Omgevingsdienst West-Holland (ODWH) voert voor de provincie en de aangesloten gemeenten taken uit op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving en wil hierbij digitaal informatie delen met burgers, bedrijven en overheden. Het vervangen van alle ontvangen papieren archiefbescheiden door digitale reproducties en het vervolgens vernietigen van de papieren helpt bij dit volledig digitaal werken. Ook werkt het kostenbesparend omdat informatie niet langer in papieren vorm hoeft te worden beheerd. Vervanging vereist een besluit van de archiefwettelijke zorgdragers. In het geval van de door gemeenten en provincie aan de omgevingsdienst gemandateerde taken zijn dat de colleges van B&W, respectievelijk Gedeputeerde Staten. Op 5 november 2019 hebben Gedeputeerde Staten besloten dat alle analoge archiefbescheiden die ODWH ontvangt of verzendt in het kader van de door ODWH in mandaat uit te voeren provinciale taken, vervangen worden door digitale reproducties en daarna worden vernietigd.