Subsidie ontvangen: wat je moet regelen

Bericht over je beoordeling: alles regelen in het Subsidieportaal

Je krijgt een mail (notificatie) dat er een bericht klaarstaat in het Subsidieportaal als we besluiten dat je subsidie krijgt. Je ontvangt deze mail op het mailadres dat je hebt ingevuld bij de aanvraag. In het Subsidieportaal vind je een verleningsbeschikking. Daarin staat bijvoorbeeld het bedrag van je subsidie, het subsidiepercentage en de eisen. En of je het hele bedrag meteen krijgt.

In het Subsidieportaal kun je alles regelen voor je subsidie. Je kunt hier alle informatie zien, een wijziging melden of bijvoorbeeld een voortgangsverslag inleveren. Ook kun je via het Subsidieportaal een vraag stellen. Je krijgt een mail als er een bericht of taak voor je klaarstaat.

Goed om te weten: Je kunt geen (nieuwe) subsidieaanvraag doen via het Subsidieportaal en ook geen bezwaar maken tegen een besluit.

Alleen contactpersonen krijgen mail vanuit het Subsidieportaal

Alleen contactpersonen krijgen mailberichten vanuit het Subsidieportaal. Een intermediair (tussenpersoon) die is gemachtigd, krijgt geen mailbericht als die geen contactpersoon is. Zorg dus altijd dat jouw contactgegevens (mailadressen) in het Subsidieportaal actueel zijn. Je bent daar zelf verantwoordelijk voor.

Gebruik voor meer informatie de uitleg voor het Subsidieportaal.

Wijzigingen melden

Geef belangrijke wijzigingen op tijd door. Bijvoorbeeld als je activiteiten langer duren, of als ze meer of minder gaan kosten. Als je dat niet of niet op tijd doet, kan dat invloed hebben op je subsidie. Lees meer op de pagina Wijzigingen melden.

Wanneer je het subsidiebedrag ontvangt

Soms ontvang je het hele bedrag meteen. Dat kan soms als we subsidie geven nadat je de activiteiten al hebt uitgevoerd. Vaak gaat het dan om een kleine subsidie (tot € 25.000,-). Maar meestal betalen we eerst maximaal 80% (een voorschot). In een subsidieregeling staat wat we maximaal als voorschot mogen betalen. De rest van het bedrag ontvang je vaak nadat je een vaststelling hebt aangevraagd en gekregen. Meer informatie lees je op de pagina Definitief subsidiebedrag (vaststelling).

We betalen het voorschot vaak in delen. In de verleningsbeschikking staat wanneer en hoeveel we betalen. Die voorschotten betalen we meestal automatisch (je hoeft er niet om te vragen).

Bij grote subsidies (vanaf € 125.000,-) kijken we naar je uitgavenplanning en passen we de voorschotten daar op aan. We betalen niet altijd automatisch bij grote subsidies. We kunnen je dan bijvoorbeeld vragen om eerst informatie te geven over de kosten en de verdere planning. Dat laat je aan ons weten in een verslag (voortgangsverslag) via het Subsidieportaal. Bij grotere subsidiebedragen voor activiteiten die meerdere jaren duren is het belangrijk dat onze voorschotten en je uitgaven ongeveer gelijk zijn.

Administratie bijhouden

Je moet meestal een administratie bijhouden van alle inkomsten en uitgaven die met je project te maken hebben. Deze administratie moet altijd duidelijk en te controleren zijn. Zo kunnen we zien welke bedragen waarvoor zijn gebruikt. Je bewaart de administratie minimaal 5 jaar, behalve als we iets anders hebben afgesproken.

Tips voor je administratie

• Vermeld projectcodes of projectnamen op je documenten. Zo houd je makkelijker overzicht.
• Houd de kosten waarvoor je subsidie ontvangt en andere kosten apart van elkaar.
• Zorg dat duidelijk is waar documenten over gaan. Uit een factuur (rekening) moet duidelijk blijken wat je precies hebt gekregen, wanneer en voor welk bedrag. Heb je een onduidelijke factuur gekregen? Vraag je leverancier (verkoper) dan om een duidelijkere factuur met meer informatie.
• Schrijf de uren waarin je aan de activiteiten werkt duidelijk en precies op. Uit deze administratie moet duidelijk blijken wie de uren heeft gemaakt, om hoeveel uren het gaat, wat er is gedaan en wanneer dit is gedaan. Uren van medewerkers moeten ook door iemand zijn goedgekeurd. Dit moet iemand zijn die dit officieel goed mag keuren (bevoegd persoon).
• Moet je bij het aanvragen van een definitief subsidiebedrag (vaststelling) een controleverklaring van een accountant opsturen? Bespreek dan vooraf met je accountant hoe je de administratie gaat bijhouden. Zo weet je zeker dat straks alles klopt.

Meer informatie

Wil je meer weten over het ontvangen van subsidie? Je kunt vragen stellen via het Subsidieportaal. Als dat niet lukt, kun je ons bereiken via het Contactcentrum. Meld hierbij altijd het kenmerk (nummer) van de subsidie.